Waarom subdossiers, producten en abonnementen gebruiken?
Binnen Legalsense is het mogelijk om subdossiers onder een dossier aan te maken. Hetzelfde geldt voor producten en abonnementen. Maar waarom zou je dat willen? In dit artikel vertel ik je over de vele voordelen waarvan je kunt profiteren wanneer je hiermee werkt.
Op subdossiers kan tijd geschreven worden. Werk je met subdossiers, dan kun je op verschillende fasen of onderdelen van je dossier, je tijd registreren. Samen met jou kunnen wij standaard subdossiers definiëren die je voor ieder relevant dossier kunt gebruiken. Stel, je hebt regelmatig te maken met overnames (M&A). Dan kun je een overnamedossier opsplitsen in subdossiers, bijvoorbeeld in fases, zoals de fase van een due diligence traject. Het grote voordeel is dat je aan die verschillende onderdelen of fases ook een budget kunt koppelen. Wanneer je vervolgens jouw tijd schrijft per fase dan kun je, aan de hand van alerts, je budget bewaken. Heb je ad hoc tijd besteed aan het overname dossier dat niet op een subdossier geschreven kan worden, dan heb je daarvoor het hoofddossier vrij. Op de declaratie kan optioneel ook worden ingesteld dat subdossiers worden weergegeven of dat de werkzaamheden worden gegroepeerd per subdossiers.
Een product heeft, anders dan een subdossier, een vaste waarde. Bijvoorbeeld als je een fixed fee hanteert voor bepaalde werkzaamheden, denk aan een beoordeling van een arbeidsovereenkomst of aan een merkregistratie. Je kunt een product aan je dossier toevoegen, zonder een apart dossier voor dit product aan te maken. Daarbij kun je ook jouw tijd hierop schrijven zodat je de vaste prijs kunt evalueren en eventueel in de toekomst kunt bijsturen. Bovendien wordt deze fixed fee automatisch in rekening gebracht.
Je kunt ook nog een budget koppelen aan een product. Nu hoor ik je vragen: ‘Waarom zou ik dat willen?’ Een budget koppelen geeft inzicht waar je staat in je tijdsbesteding ten opzichte van de vaststaande prijs van het product. Op die manier bewaak je makkelijk de tijdbesteding.
Abonnementen binnen Legalsense kunnen worden gebruikt voor bepaalde werkzaamheden die met een vaste frequentie terugkeren. Zo komt het soms voor dat een kantoor een abonnement 'verkoopt' voor een telefonische 'hotline' voor juridische ondersteuning. Een cliënt mag dan voor een vast bedrag per maand telefonisch juridische vraagstukken voorleggen. Bij het toevoegen van een abonnement aan een dossier stel je eenmalig een frequentie in waarop dit abonnement wordt aangemaakt en wordt klaargezet om te declareren. Stel je voegt aan een dossier een abonnement toe voor de 'hotline'. In dit dossier wordt dan iedere maand een product toegevoegd tegen de abonnementsprijs en klaargezet voor om te declareren. Op de declaratie wordt het abonnement standaard als tegen de ingestelde vaste prijs in rekening gebracht en kun je ervoor kiezen om de tijdregels te verbergen in de specificatie.
Door niet algemeen op het hoofddossier, maar op deze manier heel specifiek tijd te schrijven, krijg je meer inzicht in je praktijk. Hoeveel uur besteed je gemiddeld aan een due diligence traject en kun je hier misschien een product van maken? Je doorziet makkelijker welke werkzaamheden winstgevend zijn. Je krijgt als juridische professional een beter beeld van je kostprijs en als kantoor van de bedrijfsvoering. Je kan tevens gerichter communiceren over je werkzaamheden naar je cliënt. Cliënten vinden dikwijls fijn om op de hoogte te houden van de urenbesteding in een (groter) dossier. Het opsplitsen in subdossiers kan daarbij helpen.
Ben je geïnteresseerd en wil je graag hiermee aan de slag? Neem dan contact met ons op. Subdossiers, producten en abonnementen staan niet standaard geactiveerd in een Legalsense omgeving. Vanuit de instellinglijsten is het mogelijk om bepaalde type subdossiers aan te maken. Bovendien kun je instellen dat gebruikers, bij de inzet van subdossiers, niet meer op het hoofddossier tijd kunnen schrijven. Zo verplicht je mensen om specifiek tijd te registeren, wat de inzichtelijkheid van specificaties van declaraties ten goede komt. In onze kennisbank vind je meer informatie over deze functionaliteiten.
Links naar relevante artikelen in de kennisbank:
https://support.legalsense.nl/hc/nl/articles/208121249-Producten
https://support.legalsense.nl/hc/nl/articles/4409049878162-Abonnementen