Een flexibele, moderne werkplek creëren; dat is de ICT-ambitie van Lemstra Van der Korst. Met de adoptie van Legalsense is het kantoor hard op weg om dit streven waar te maken.
De reden voor de overstap naar Legalsense was de gewenste update van iManage 9 naar iManage 10, dat meer opties bood voor werken in de cloud. Alleen bleek het niet mogelijk om het huidige dossiermanagement systeem in combinatie met iManage 10 te gebruiken. Dat was de aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuwe invulling voor de boekhouding, het tijdschrijven en het dossierbeheer. Inmiddels is het kantoor vier maanden aan de slag met Legalsense en bevalt de gekozen combinatie; Twinfield en Legalsense, uitermate goed.
Dat alle invoervelden aanpasbaar zijn, is een groot pluspunt voor ons. Heb je je tijd op een verkeerd dossier of datum geschreven, dan bewerk je dit heel eenvoudig zelf.
Het kantoor merkt in de praktijk dat deze overstap ook andere voordelen brengt. Legalsense heeft een moderne lay-out, wat het aantrekkelijk maakt om erin te werken. Medewerkers hebben snel inzage in handige rapportages en profiteren van eigentijdse functies. ‘Ook een pluspunt voor ons is dat alle invoervelden aanpasbaar zijn. Heb je je tijd op een verkeerd dossier of datum geschreven, dan bewerk je dit heel eenvoudig zelf.‘
Natuurlijk had deze beslissing wat voeten in aarde. Sommige kantoorgenoten werkten al jaren op de oude manier. ‘Er was natuurlijk wat angst voor verandering, maar nu twee maanden later hoor je er niemand meer over.’ Volgens Lemstra Van der Korst zorgde de goede voorbereiding en ondersteuning voor deze snelle adoptie. Vooral de uitgebreide proefmigratie nam onzekerheden weg. In de testomgeving werd alle data, van twaalf jaar terug, uit het oude systeem overgezet en kon het projectteam intensief testen. Twee maanden later werd de live-gang uitgevoerd.
Doordat het projectteam in de proefomgeving veel verbeteringen heeft kunnen aandragen, startte het hele team in de live-omgeving direct met een goed werkende basis. Natuurlijk kwam de testgroep tijdens het testen zaken tegen die niet helemaal lekker liepen. Legalsense pakte alle aandachtspunten serieus op en zorgde voor een oplossing of goede feedback. ‘Voor ons was deze testperiode niet stressvol, omdat we wisten dat de omgeving en wijzigingen niet permanent waren. Dit zorgde er uiterlijk ook voor dat we met voldoende vertrouwen richting de live-gang werkten.’
Wat ook meewerkte was de praktijkdag. De migratie vond plaats in het weekend. Op maandag was Gaby (consultant Legalsense) op het kantoor aanwezig. Zij hield een presentatie en verzorgde een training. Daarna bleef zij op kantoor om vragen uit de praktijk direct te beantwoorden. ‘Inmiddels werkt iedereen met plezier met de applicatie. Het tijdschrijven is erg intuïtief en het declareren verloopt soepel.’
Uiteraard druppelen er nog weleens gebruiksvragen binnen. Het kantoor verzamelt deze en bespreekt deze periodiek met Gaby. Samen worden de vragen afgetikt en kan men verder. Soms blijkt een vraag niet uitvoerbaar. Die wordt dan netjes genoteerd voor in de ideeënbus. Periodiek wordt bekeken of deze in een update kan worden meegenomen.
Eerst moest de migratie naar Legalsense zijn afgerond alvorens de volgende stap te nemen: de upgrade van iManage 9 naar 10. Deze staat gepland voor het eerste kwartaal van 2023. Zodra de ICT-partij van LVDK iManage 10 in de cloud aanbiedt, gaat het kantoor over. Dit zijn allemaal relatief kleine stappen richting het einddoel: een flexibele, moderne werkplek voor medewerkers creëren. Dan kan iedereen met een laptop onder de arm, werken waar hij of zij wil. Zonder gedoe en gegarandeerd veilig. Daarvoor staan nog twee mini-projecten op de planning die het kantoor met Legalsense gaat oppakken: het uitbreiden van de rapportage mogelijkheden en het inrichten van de declaratie workflow. ‘Dit zijn aanzienlijk kleinere projecten dan de migratie, dus ook daarin hebben we het volste vertrouwen.’