Att granska och godkänna fakturor låter enkelt. I praktiken ser verkligheten ofta annorlunda ut. Fakturautkast skickas mellan kollegor via e-post. Flera versioner skapas. Det är inte alltid tydligt vem som ska granska fakturan härnäst eller var processen har stannat upp. Under tiden väntar fakturan på att skickas till klienten.
Resultatet blir längre ledtider mellan utfört arbete och betalning, något som påverkar både kassaflöde och lönsamhet. Ett automatiserat fakturaflöde hjälper advokatbyråer att skapa struktur i processen utan att lägga till mer administration.
En vanlig utmaning i faktureringsprocessen är bristande överblick. Har fakturan redan godkänts? Vem ansvarar för nästa steg? Väntar den på en delägare, en ansvarig jurist eller ekonomiavdelningen?
Med ett automatiserat fakturaflöde definieras processen i förväg. Varje steg tilldelas en ansvarig person och när en uppgift är slutförd går fakturan automatiskt vidare till nästa steg. Det minskar behovet av manuella påminnelser och gör det tydligt vem som ansvarar för vad.
När uppgifter tilldelas automatiskt blir det mindre risk att fakturor blir liggande. Granskning och godkännande sker snabbare, vilket innebär att fakturorna kan skickas till klienterna tidigare. För många advokatbyråer innebär det kortare tid mellan utfört arbete och inbetalning.
Ett strukturerat fakturaflöde ger inte bara högre effektivitet utan också bättre kontroll. Det ska vara enkelt att se:
När all information finns samlad på ett ställe minskar behovet av e-posttrådar och manuella uppföljningar.
Alla ändringar av en faktura är inte lika omfattande. Därför bör det vara möjligt att skapa regler för när ytterligare granskning krävs. Om en justering överstiger ett visst belopp kan systemet automatiskt lägga till ett extra godkännandesteg.
På så sätt får större förändringar den uppmärksamhet de kräver, samtidigt som mindre justeringar kan hanteras utan onödiga förseningar.
Ingen advokatbyrå arbetar på exakt samma sätt. Ett modernt fakturaflöde bör därför kunna anpassas efter verksamheten. Byrån ska kunna bestämma:
Systemet ska stödja byråns process, inte tvinga fram ett nytt arbetssätt. Ett modernt advokatsystem bör därför ge byrån möjlighet att anpassa fakturaflödet efter sina egna roller, rutiner och kontrollbehov.
I Legalsense kan fakturaflödet konfigureras efter byråns behov. När processen är på plats skickas fakturor automatiskt vidare mellan ansvariga personer, samtidigt som alla steg dokumenteras och kan följas upp.
För en detaljerad översikt över alla alternativ och inställningar, besök kunskapsbasen.
Vill du se hur det fungerar i praktiken? Boka en demo.