I vår tidigare artikel undersökte vi skillnaden mellan allt-i-ett-lösningar och best of breed, alltså specialiserade advokatsystem med integrationer till exempelvis ekonomi- och dokumenthanteringssystem. Men oavsett vilket alternativ man väljer finns det en fråga som är minst lika viktig: är systemet byggt på en öppen arkitektur?
Öppen arkitektur innebär att systemet är utformat för att kunna integreras med er ekonomi-, dokumenthanterings- och annan affärskritisk programvara, både idag och i framtiden. Förmågan att utvecklas i takt med nya processer och ny teknik är en av de mest långsiktiga konkurrensfördelar en byrå kan bygga in i sin verksamhet. Förändring är oundviklig. Frågan är om er tekniska infrastruktur är redo för den.
När ett advokatsystem och ett ekonomisystem inte är ordentligt integrerade måste någon fylla luckan manuellt. Data exporteras från ett system, importeras till ett annat, siffror kontrolleras och avvikelser utreds. På många byråer hamnar det arbetet hos ekonomi- eller faktureringsteamet, månad efter månad.
En väl fungerande integration eliminerar mycket av detta arbete. Fakturaunderlag, momsuppgifter och betalningsstatus överförs automatiskt mellan systemen. Månadsavslutet blir ett avslut, inte ett tidskrävande avstämningsprojekt.
När ni utvärderar ett advokatsystem är det därför viktigt att ta reda på om integrationen fungerar automatiskt och i båda riktningarna, eller om den fortfarande kräver manuella moment.
Advokater tänker inte i system. De tänker i ärenden. När verktygen de använder inte är sammankopplade på ett bra sätt går tid åt till att växla mellan olika program, registrera samma information flera gånger och leta efter uppgifter som borde finnas tillgängliga direkt.
En väl integrerad systemmiljö minskar den friktionen. Information om ärenden, tidrapportering och faktureringsstatus finns samlad där den behövs. Små tidsbesparingar i vardagen blir snabbt betydande när de multipliceras över en hel byrå, och debiterbar tid som inte går förlorad mellan systemen bidrar direkt till lönsamheten.
Ett advokatsystem är sällan något man byter ut efter några år. De integrationsmöjligheter som finns när systemet väljs kommer därför att påverka byråns handlingsutrymme långt efter att implementationen är genomförd.
Med en öppen arkitektur blir det enklare att ansluta nya lösningar när behoven förändras. Det kan handla om e-fakturering, e-signering, AI-baserad tidrapportering, AML- och KYC-lösningar eller mer avancerad rapportering och analys (Power BI). Nya verktyg kan läggas till när det passar verksamheten, utan att byrån blir beroende av en enskild leverantörs produktutveckling.
Alla leverantörer menar inte samma sak när de pratar om integrationer. Några frågor som hjälper till att skapa en tydligare bild:
Svar på dessa frågor säger ofta mer än en lång integrationslista på en produktsida.
Vill du se hur Legalsense fungerar tillsammans med de system ni redan använder? Boka en demo så går vi igenom det tillsammans.