Steevast passeren aan het einde van het jaar dezelfde supportvragen de revue. Drie daarvan lichten we in dit artikel uit en voorzien ze van onze tips. Zo kunt u dit jaar tijdig anticiperen op de jaarafsluiting en maakt u een probleemloze start van het nieuwe (boek)jaar.
Een nieuw jaar betekent soms een nieuwe huisstijl of een verhuizing. Hierdoor kan het nodig zijn om de vaste gegevens van een declaratie aan te passen. Hoe vliegt u dit aan? Het is mogelijk om uw briefpapier door ons te laten configureren. Via support@legalsense.nl dient u hiervoor een verzoek in. Wat hebben we wanneer van u nodig?
In dit geval hebben we een PDF-document van het nieuwe briefpapier nodig. Deze bevat alleen de gegevens die op iedere declaratie moeten worden afgebeeld. Een dergelijke PDF kunt u, als deze op kantoor niet voorhanden is, door uw reclamebureau laten opmaken. Indien gewenst kunnen wij een voorbeeld aanleveren van het huidig gebruikte PDF-document vanuit de Legalsense database.
Let op: we ontvangen regelmatig een losse afbeelding van een logo of het verzoek om een adres te veranderen. Ook krijgen we weleens een zelf samengesteld Word-document met daarin cliëntgegevens vermeld. Echter moeten we daarvoor het ontvangen document eerst bewerken. Dat geeft niet altijd het gewenste resultaat. We zijn dan ook techneuten en geen designers.
Declareert u in meerdere talen, dan ontvangen wij graag een PDF-document van alle gebruikte talen.
Wanneer er een andere aanpassing gemaakt moet worden dan (alleen) het statische briefpapier, vragen wij u hiervoor een voorbeeld aan te leveren. Dit is vaak sprekender dan de opdracht: “We willen de dossiernaam op de declaratie benoemd hebben.” Op die manier moeten wij alsnog bepalen waar dit getoond moet worden, wat wellicht niet de gewenste plek is. Het bestandstype maakt niet uit, als maar duidelijk wordt aangegeven, wat waar moet komen te staan.
Wanneer we de aangeleverde wijzigingen hebben verwerkt, testen wij dit op een lokale kopie. We beoordelen deze testversie, waarna wij deze ter test aan u doorzetten. Aan de hand van een nieuwe concept declaratie test u of het template naar wens is. De bestaande concept declaraties zullen bij het finaliseren naar de nieuwe configuratie automatisch worden omgezet.
Over het algemeen hanteren we voor declaratiewijzigingen een verwerkingstijd van vijf werkdagen, dus vraag dit tijdig aan. Hou hierbij rekening met een investering van minimaal een half uur.
Aan het begin van een nieuw jaar komen vragen binnen met betrekking tot de onderhanden werk stand per einde van het vorige jaar. Maakt u deze in deze februari aan, en wilt u december inzien, dan lukt dat niet. De reden hiervoor is dat het onderhanden werk in de tussentijd alweer is veranderd. Gelukkig is er de functie: vastvriezen. U stelt hiermee in dat er, bijvoorbeeld iedere laatste dag van de maand, een automatisch rapport wordt gedraaid. Zo ook op 31 december. Er wordt een snapshot van het onderhanden werk van december gemaakt, die u later kunt opvragen. Juist in januari zien wij een boost in het aantal vragen hierom. Logisch, dan sluit vaak de boekhouding en is dit soort gegevens wenselijk. Meer over de functie vastvriezen, lees je in een eerdere Sensemaker.
Regelmatig ontvangen wij vragen over een incorrecte betaalstatus van een declaratie. Zeker voor het einde van het jaar, omdat boekjaren worden afgesloten. Vaak blijkt het probleem dat de koppeling met de externe boekhoudkoppeling niet correct verloopt. Ga dit na door de verantwoordelijke hiervoor te benaderen. Bij de Legalsense instellingen staat altijd een e-mailadres van een interne verantwoordelijke ingesteld. Hier wordt een email naar toegestuurd wanneer de koppeling is vastgelopen op een bekend probleem. Als er geen foutmelding zichtbaar is, neemt u met ons contact op, zodat wij de koppeling kunnen controleren.
Lijkt de koppeling wel correct te werken, bekijk dan samen met de verantwoordelijke voor de boekhouding ons artikel: Betaalstatus declaraties . Wanneer er onduidelijkheid blijft bestaan, kunnen wij uiteraard ondersteunen. Bijvoorbeeld wanneer er ook onderliggende informatie vanuit de boekhoudapplicatie wordt meegestuurd (denk aan een debiteurenkaart of boekingoverzicht) over de desbetreffende declaratie.