Vastvriezen: dé manier om terug te blikken in je administratie

Statisch versus dynamisch

Rapporten worden op nagenoeg ieder kantoor gedraaid. Worden de rapporten van bijvoorbeeld Twinfield en Legalsense naast elkaar gelegd, dan kan daar ruis ontstaan. Dat heeft ermee te maken dat alles wat je declareert statische informatie is. Terwijl aan de andere kant het onderhanden werk - en de data die je de hele dag door in Legalsense kunt vinden - dynamisch zijn. Kijk je op een bepaald moment in Legalsense, dan staan er een x aantal uren geschreven. Kijk je twee uur later, dan kan dat aantal een stuk lager zijn. Gewoonweg omdat een gedeelte dan is afgeboekt. Maar omdat alles in Legalsense dynamisch is, is het lastig terugblikken naar de exacte status in Legalsense op dat eerdere moment.

Doordat Legalsense realtime de situatie laat zien, is direct duidelijk hoe de praktijk er op dat moment voorstaat. Alleen willen kantoren, voor een controleslag, kunnen terugkijken naar de basis. Met name financiële professionals, zoals controllers, willen de data uit beide systemen naast elkaar leggen en inzien hoe de situatie vroeger was.  Dat is lastig, tenzij je gebruik maakt van de functie vastvriezen.

Momentopname maken

Wat je met deze functie doet is een momentopname maken, door een rapportage te draaien en een “screenshot” op te slaan in Legalsense. Bijvoorbeeld: ‘Hoe was op 1 januari 2021 het onderhanden werk voordat mensen gingen declareren?’ Van deze rapportage maak je met de functie ‘vastvriezen’ een printscreen.

Je kunt er ook voor kiezen om een schema aan te maken. Dat wil zeggen dat je, zeg, iedere maand om 9 uur in de ochtend een bepaald rapport maakt en opslaat. Dit schema stel je eenmalig in. Vervolgens wordt deze opdracht periodiek automatisch uitgevoerd.

Een voorbeeld

Je hebt als advocaat vandaag 1800 euro aan onderhanden werk geschreven. Je verwacht dat dit bedrag morgen gefactureerd en wel in de financiële administratie terechtkomt. Toch staat daar de volgende dag een gedeclareerd bedrag van 1500 euro. Vervolgens kijk je in Legalsense naar wat er verplaatst kan zijn, dan staat daar ineens ook 1500 euro. Terwijl dit gisteren nog 1800 euro was. Je vraagt je dan vast af: ‘Wat is er gebeurd?’ ‘Staat die 300 euro misschien op een ander dossier geschreven?’ Dit is een lastig onderzoek. De bevriesfunctie geeft de mogelijkheid om een blik te werpen op hoe het rapport er gister uitzag. In combinatie met bijvoorbeeld een groepering “Laatste wijzigingsdatum tijdsregel”, is het makkelijker terug te vinden waar de tijdsregels naar toe zijn gegaan.

Hoe werkt bevriezen?

Wij leveren standaard rapportages voor de basisinzichten. Daarnaast is er de ‘bouwer’, waarmee je vanuit een leeg rapport op basis van filters een eigen rapport maakt. Waarom wij niet standaard zo’n rapport leveren? Dat komt doordat ieder kantoor op een andere manier de omzet boekt. Het ene kantoor boekt omzet op praktijkgroepen, een ander op advocaatniveau. Hiervoor bestaat dus geen best practice. Maar gelukkig is dit rapport snel zelf te creëren en worden alle wensen daarbij gefaciliteerd. En kom je daar zelf niet uit, dan neem je contact met ons op. We helpen graag. Je kunt ook onze kennisbank raadplegen. Hierin vind je diverse handleidingen over het aanmaken en beheren van rapportages. Ook hebben we een video van een webinar voorhanden waarin we de rapportage mogelijkheden stap voor stap bespreken.