Hoe berekent u de time to cash van uw kantoor?

Hier vindt u een simpele calculator om te berekenen hoe lang de huidige time to cash van uw kantoor is. U ziet dan in een oogopslag wat de lengte van de time to cash periode uw kantoor kost. In dit artikel bespreken we de onderdelen en de uitkomsten van deze calculator. Deze time to cash calculator biedt puur een uitgangspunt voor een gesprek. De berekening wordt gedaan op basis van aannames en gemiddelden die wij in dit blog verder toelichten.

Time to cash berekenen

Een advocaat schrijft tijd. Hierbij is het belangrijk dat hij of zij daarvoor wordt betaald. Dat is immers het verdienmodel van de advocatuur. In deze calculator berekent u, aan de hand van de gemiddelden, hoelang het duurt voordat geschreven tijd wordt omgezet in cash en hoeveel geld daarmee gepaard gaat. Hier leest u precies nog eens na wat time to cash precies is en welke strategieën u daarvoor kunt inzetten.

De time to cash calculator uitgelegd

Zodra u de pagina van de time to cash calculator bezoekt, ziet u onderstaande velden.

Zelf in te vullen velden

• Aantal advocaten: hier vult u het aantal advocaten van uw kantoor in.
  
• Declarabele uren per maand: hier geeft u het gemiddeld aantal declarabele uren per maand per advocaat aan.
• Gemiddeld tarief binnen kantoor: neem het gemiddeld uurtarief van uw kantoor als voorbeeld en voer dat in.
• Op basis van deze drie onderdelen wordt de omzet berekend.
  

Vooringevulde waarden

• Gemiddelde duur voordat er gedeclareerd wordt: in deze berekening staat een getal ingevuld. Namelijk 15. Hierbij wordt ervan uit gegaan dat een gemiddeld kantoor maandelijks aan het einde van de maand factureert. De gemiddelde duur dat een tijdregel wordt gefactureerd is dan 15 dagen. Uw oudste tijdregel duurt dertig dagen, de meest recente een dag.
• Gemiddeld declaratieproces: de gemiddelde duur van het declaratieproces is het aantal dagen van de initiële declaratieronde tot het uiteindelijk uitsturen van de factuur. Gemiddeld is dit 25 werkdagen. Dit komt door de verschillende (vaak handmatige) controleronden per advocaat en vervolgens de partners. De snelste facturen lijden vaak onder de langzaamste. Bij een papieren, handmatige declaratieronde kan het zijn dat een factuur van 10k waar geen vragen bij zijn in dezelfde stapel ligt als een declaratie van 2k waar intern veel vragen over zijn. Hierdoor leidt een eenmalige papieren declaratieronde vaak tot een langdurig declaratieproces.
• Gemiddelde betaaltermijn: in deze berekening houden we het gemiddelde van 50 dagen aan. Ik hoor u denken: ‘Vijftig dagen, onze betaaltermijn is 30 dagen?’ Toch komt het, in verband met discussie over tijdregels of projecttarieven, veel voor dat er vertraging op betaling plaatsvindt. Mede door die aanleiding blijkt uit ons onderzoek dat dit aantal gemiddeld 50 is.

Time to cash van 90 dagen naar 60 dagen

Door de drie vooringevulde waarden op te tellen, komen we uit op een gemiddeld aantal time to cash dagen van 90. Het duurt dus 90 dagen voordat een geschreven tijdregel uiteindelijk op de bank staat. Deze 90 dagen bestaan uit: 50 dagen voor de betaaltermijn, 25 dagen voor het declaratieproces en 15 dagen voor de gemiddelde duur van declaratie.

Dit kost het kantoor in dit voorbeeld, met 40 fee earners en een gemiddeld uurtarief van 250 euro, zo’n 112.000 euro op jaarbasis. Dit bedrag is gebaseerd op een bewezen percentage voor de kosten die hangen aan de opeenstaande posten. Denk aan incassokosten, debiteurenbeheer, imagoschade, kosten voor het geen toegang hebben tot eigen gelden, enzovoort.

Door gebruik te maken van gespecialiseerde kantoorsoftware kunt u deze time to cash terugbrengen naar 60 dagen. Dit verschil van dertig dagen betekent een besparing van 10.000 euro op de liquiditeitskosten. Kleine verbeteringen per onderdeel maken een groot verschil.

Hoe kunt u de time to cash terugbrengen en zo profiteren van een direct financieel voordeel?

Zo kunt u afstappen van maandelijks factureren. Een zaak die nu is afgerond, kan in theorie ook nu worden gefactureerd, mits het declaratieproces hierop is afgestemd. Blijft u wel bij het maandelijks factureren, zorg er dan voor dat de makkelijke facturen direct worden verstuurd. De meeste facturen zijn rechttoe rechtaan. Nu gaat ook de makkelijkste factuur in de stapel met de lastigste facturen (en gaan dus over drie bureaus alvorens verstuurd te worden).

Zodra u met kantoorsoftware voor de advocatuur uw werkproces efficiënter kunt inrichten, kunt u ernaar streven om het totaal aantal time to cash dagen terug te brengen van 90 naar 60. Naast het financiële voordeel leidt dit ook tot zachte pluspunten, zoals:

• het sneller en beter registreren van tijd;
• minder discussie met klanten over tijdsregels;
• een verbeterd imago en versterking van de klantrelatie.

Door als advocatenkantoor te kiezen voor kantoorsoftware die speciaal is ontwikkeld voor de advocatuur, bent u in staat om uw time to cash te verkorten. Het helpt u uw werkprocessen te stroomlijnen. Vanuit één tool, of een best-of-breed omgeving, wordt het traject van lead tot facturering en toekomstige cashflow gemanaged.