Advocaten software

Dé gids over software voor advocaten en juristen

Op deze pagina vindt u informatie over advocaten software, oftewel software speciaal ontwikkeld voor advocaten en voor juristen. Er is voor Nederlandse advocatenkantoren veel software voorhanden. Van software pakketten, speciaal ontwikkeld voor de advocatuur tot algemene software applicaties: van CRM tot documentmanagement en van tijdschrijven tot praktijkmanagement. In deze special gaan wij vooral in op praktijkmanagement software voor de advocatuur, aangezien dat het fundamentele systeem voor ieder advocatenkantoor is.

Praktijkmanagement software: de basis voor advocatenkantoren

Binnen praktijkmanagement software (PMS) voor de advocatuur is iedere functie toegespitst op de juridische praktijk. Alles wat u nodig heeft om uw praktijk te runnen is aanwezig. Denk aan tijdschrijven, declareren, dossierbeheer, rapporteren en de integratiemogelijkheden met externe software applicaties zoals uw boekhoudpakket, CRM of documentmanagement systeem.

Nieuwe call-to-action

Functionaliteiten PMS software voor de advocatuur

Urenregistratie advocaat
Duidelijkheid en eenvoud zijn cruciale elementen voor een optimaal gebruik van een tijdregistratiesysteem. Snel zoeken naar eerder geschreven tijdregels en overal en altijd bestede tijd invoeren? Met praktijkmanagement software voor advocaten en juristen wordt tijdschrijven voor advocaten kinderspel. Of u nu thuis op de bank zit, in de rechtbank staat of op uw vakantieadres bent: geen enkel telefoontje of mailtje wordt vergeten door ook gebruik te maken van tijdsregistratie functionaliteiten op een app. Software voor advocaten zorgt dat u dit op een intuïtieve manier kunt vormgeven.

Tijdschrijven is voor de meeste advocaten niet de grootste hobby. Toch is het registreren van uw uren van cruciaal belang voor het succes van uw praktijk. Het is zaak om advocaten software, gericht op het efficiënt tijdschrijven voor advocaten, te selecteren, waarbij deze acht features onmisbaar zijn. Op die manier kunt u als advocaat uw tijd registreren op een manier die écht bij u past. 

Declareren
Een digitaal declaratieproces ingericht zoals u dat graag ziet, maakt factureren binnen advocatuur software een stuk makkelijker. Uiteraard keurig voorzien van de huisstijl van uw kantoor. Handmatige declaratierondes zijn verleden tijd, efficiënt en snel factureren is de norm. Zo krijgt u meer grip op uw cash flow.

Dossierbeheer advocatuur
Cliëntgegevens, declaraties, geschreven tijd, onderhanden werk, budgetstatus en rapportages: alle essentiële onderdelen van uw dossier dienen met één muisklik in uw advocaten software beschikbaar te zijn. Waar u ook bent.

Als advocaat is het belangrijk dat u werkt met dossierbeheer software, speciaal ontwikkeld voor de advocatuur. Hierbij dienen essentiële gegevens van uw dossier zoals cliëntgegevens, declaraties, geschreven tijd, onderhanden werk, budgetstatus en rapportages met één klik beschikbaar te zijn. Waar eigentijdse dossierbeheer software voor de advocatuur allemaal aan moet voldoen, dat leest u hier.

Rapportages advocatenkantoor
Rapporten maken op basis van uw criteria. Selecteer uw bouwstenen en creëer een professioneel rapport in een handomdraai. Van een uitgebreide managementrapportage, wekelijks urenoverzicht tot een performance rapport: dat is advocaten software anno nu.

Integraties advocaten software
Binnen de advocatuur zijn er diverse software applicaties waar u wellicht gebruik van maakt, zoals Twinfield, Exact Online, NetDocuments, Epona DMSforLegal, Epona ContactManager, iManage Work(site), Custodian for Legal (Transform Data) en Contentworker by Formpipe. Het is cruciaal dat u profiteert van een naadloze gegevensuitwisseling tussen een praktijkmanagement systeem en deze gespecialiseerde deeloplossingen.

Profiteer van de kracht van integratie

Wat zien we in de advocatuur als we kijken naar praktijkmanagement software? Steeds vaker valt hierbij de keuze op gespecialiseerde SaaS-aanbieders die uitblinken in een deelcomponent van een compleet digitale kantooromgeving. Deze leveranciers van advocaten software integraties samen zorgen voor een ideale werkomgeving voor uw kantoor. Waar bijvoorbeeld Legalsense als advocaten software de focus legt op het managen van uw cliënten en dossiers, zorgen andere SaaS aanbieders voor de overige delen van uw praktijk, denk aan CRM, document management, boekhouding en compliance. Op basis van uw persoonlijke keuzes voor leveranciers en tools combineert u alles tot een totaaloplossing naar uw smaak. Deze trend, ook wel best-of-breed genoemd, gaat zich de komende jaren verder voortzetten.

Legalsense-Integrations2

Werken in een Microsoft 365 omgeving

Meer en meer kantoren zien de voordelen van het werken binnen een Microsoft 365 omgeving (Niet alleen vanwege de communicatiemogelijkheden met MS Teams, maar ook om online samen te werken aan documenten, de agenda’s online te boeken etc. Wilt u deze werkomgeving naadloos combineren met advocaten software, dan is het raadzaam uit te kijken naar een applicatie die dat kan. Zo draaien diverse software applicaties voor advocaten in een browser, waardoor deze probleemloos samenwerken met MS 365 applicaties. Sommige PMS advocatuur applicaties werken met een eigen mailsysteem, waardoor een koppeling met bijvoorbeeld MS Outlook niet mogelijk is.

Wilt u de mogelijkheden van MS 365 optimaal benutten, onderzoek dit punt dan goed tijdens een PMS selectie. Gebruikt u bijvoorbeeld een op SharePoint-gebaseerde document-management oplossing, dan kunt u nog een stap verder gaan. Dan heeft u uw dossiers namelijk beschikbaar in MS 365 en in tools zoals Teams. Een belangrijk onderdeel voor op de checklist dus.

Mogelijkheden: all-in-one of best of breed 

De verschillen tussen advocaten software in een alles-in-één of best of breed oplossing
Als advocatenkantoor heeft u voor nieuwe advocaten software de keuze tussen een traditioneel all-in-one softwarepakket of een best of breed oplossing. Bij een all-in-one oplossing zijn zoveel mogelijk processen en functionaliteiten, zoals CRM, tijdschrijven en document management in één pakket ondergebracht. Een best of breed omgeving bestaat daarentegen uit online (SaaS) deelcomponenten van verschillende leveranciers, zoals Legalsense, die gekoppeld worden. Dit gebeurt onder andere aan de hand van API’s. Deze deelcomponenten zijn applicaties die gericht zijn op één bedrijfsproces. Dit betekent dat deze applicaties, door de focus, qua functionaliteit vaak beter zijn ontwikkeld en gebruiksvriendelijker zijn.’

Waarom praktijkmanagementsoftware voor de advocatuur in een best of breed omgeving?

1. Profiteer van de kracht van integratie
Waar een PMS de focus legt op het managen van het tijd- en declaratieproces en uw cliënten en dossiers, zorgen andere SaaS aanbieders voor de overige delen van uw praktijk. Denk aan CRM, document management, financiële administratie en compliance. Op basis van uw persoonlijke keuzes voor leveranciers en tools combineert u alles tot een totaaloplossing naar uw smaak.

2.(Samen) werken binnen MS 365
Meer kantoren willen MS 365 naadloos combineren met een PMS. In een best of breed omgeving met een PMS in een SaaS oplossing is dat mogelijk. Zo draait Legalsense in een browser, waardoor het probleemloos samenwerkt met MS 365 applicaties. Sommige PMS systemen werken met een eigen mailsysteem, waardoor een koppeling met bijvoorbeeld MS Outlook niet mogelijk is. Wilt u de mogelijkheden van MS 365 optimaal benutten, onderzoek dit punt dan goed tijdens een PMS selectie.

3.Praktijkvoering op basis van Business Intelligence (BI)
Wat is uw kostprijs per rechtsgebied, welke secties maken de meeste marge, waar lekt tijd weg etc.? Aan de hand van goed doordachte Business Intelligence rapportages maakt u weloverwogen keuzes. Binnen de meeste PMS-systemen draait u standaard rapportages. Wil u hierin meer verdieping aanbrengen, dan kan een BI-tool helpen. Deze koppelt u binnen een best of breed omgeving aan uw PMS.

Waarom nieuwe advocaten software 

De redenen waarom kantoren overstappen op nieuwe advocaten software lopen sterk uiteen. Argumenten die wij het vaakst horen, zetten we hieronder op een rijtje.

  • Ons huidige systeem wordt niet meer ondersteund.
  • Het declaratieproces is veel te omslachtig.
  • Onze bestaande on-premise applicatie wordt te duur in onderhoud.
  • Onze bestaande applicatie integreert niet of niet optimaal met andere applicaties.
  • We willen aan de slag met Business Intelligence.
  • Advocaten moeten met minder frustratie tijd kunnen schrijven.
  • We stappen over op een document management systeem, maar deze koppelt niet met onze all-in-one applicatie.
  • We willen voldoen aan de wensen van de jonge generatie. Zij willen overal werken; veilig en intuïtief.
Legalsense_0005

Whitepaper: overstappen op een nieuw PMS

Overweegt u een overstap naar een nieuw PMS? Dit is een spannende beslissing die impact heeft op uw hele praktijk.
Download whitepaper
Cover whitepaper

Veilig werken in de cloud

Diverse software applicaties voor de advocatuur werken in een best of breed omgeving, in de cloud. Voor sommige kantoren voelt de overstap naar de cloud nog als spannend, toch is het gros wel overtuigd van het gemak en de veiligheid van werken in de cloud. Dit komt mede door de coronacrisis, waardoor veel mensen zijn overgestapt en gewend zijn geraakt aan flexibel werken in een cloud omgeving. Voor degenen die nog niet overstag zijn: werken in de cloud is bewezen veilig, schaalbaar en flexibel.

Werken onderweg

Als moderne advocaat of jurist wilt u ook onderweg kunnen werken. Met eigentijdse software voor advocaten is dat kinderspel. Zeker als u werkt met een applicatie in de cloud. Dossiers aanmaken of inzien, tijd registeren of zelfs een declaratie uitsturen, geen enkel telefoontje, mailtje of actie wordt vergeten.

How to: hoe zorg ik dat het declaratieproces efficiënter loopt?

Bij veel kantoren kunnen declaraties niet direct aan de cliënt worden doorgezet omdat ze nog een controle behoeven. In het geval van de grotere kantoren moet een declaratie soms wel langs verschillende verantwoordelijken. Dit zorgt voor een vertraging, waardoor de ‘time to cash’ (de tijd tussen cliënt intake tot het ontvangen en registreren van betalingen) langer wordt. Door het simpel automatiseren van de declaratie workflow behaalt u direct voordeel. Ook kantoren waarbij veel op afstand wordt gewerkt, kunnen door hun flow te automatiseren, tijdswinst behalen en overzicht behouden. Lees hier hoe Legalsense dat oplost en laat u inspireren. 

Veelgestelde vragen

De wereld is geen statische omgeving, zo ook de juridische sector niet. Iets dat u drie maanden geleden heeft bedacht, kan inmiddels aan verandering onderhevig zijn: omdat de behoeften van cliënten of collega’s veranderen of omdat u bewust hebt gekozen om stapsgewijs bepaalde disciplines aan te pakken. Nog een reden om voortdurend met uw PMS bezig te zijn is dat ook uw leverancier niet stilzit. Zorg ervoor dat binnen uw kantoor de juiste mensen daarover de informatie ontvangen (release notes, nieuwsbrieven, webinars). Op die manier weet u steeds wat er speelt en welke functionaliteiten u mogelijk extra in gebruik kunt nemen. Of neem deel aan klantenpanels. Zorg ervoor dat u uzelf en uw kantoor geïnformeerd houdt. Een PMS is het kloppend hart van uw kantoor, zorg dat het gezond en vitaal blijft.

We zien in de hele Europese juridische sector dat de druk op de marge toeneemt. Hierdoor is er een groeiende behoefte om het werk zo efficiënt mogelijk in te richten. Daarvoor is maar één oplossing en dat is het werkproces zo goed mogelijk inrichten. Weg omslachtige werkzaamheden en stroperige applicaties. Het is zaak meer winst uit een uur te halen. Hiervoor moeten kantoren doeltreffend te werk gaan aan de hand van doordachte werkwijzen. Dit is de enige manier om slim en snel een hogere graad van operationele efficiency te behalen.

Zodra processen beter op elkaar worden aangesloten, van cliënt intake tot het ontvangen en registreren van betalingen, verkort u de tijd ertussen: de ‘time to cash’. Hiervoor is in sommige gevallen een vervanging of aanvulling van technologische middelen noodzakelijk, waaronder het hart van uw praktijk: het praktijkmanagementsysteem (PMS).

Voordeel voor werken in de cloud is de flexibiliteit. Heeft u meer capaciteit nodig of juist minder? Dat is met cloud oplossingen geen probleem, aangezien de cloud met uw veranderingen mee beweegt. Bij een on premise oplossing investeert u van tevoren in servercapaciteit. Daar komt ook direct het verschil in investering om de hoek kijken. Bij een on premise oplossing heeft u te maken met hoge aanvangskosten, evenals afschrijving, inhuur IT-diensten en -beheer, nog los van de installatie van de oplossing. Bij cloud applicaties betaalt u een vast bedrag per maand voor dat wat u nodig heeft of verbruikt, meestal inclusief het onderhoud, beheer en updates. U heeft de garantie dat u werkt met de laatste versies in een veilige omgeving. Binnen een on premise omgeving is het aan uw kantoor om deze zaken goed te regelen. Daarnaast is er een mix mogelijk, de hybride vorm. Laat u goed informeren door uw IT-partner over de mogelijkheden om kantoorsoftware voor advocaten in de cloud of on premise te laten draaien.