Overstappen naar nieuwe PMS software voor advocatuur? Vijf cruciale stappen om te nemen.

In dit artikel bespreken wij de vijf onderdelen die tijdens een overstap naar een nieuw praktijkmanagementsysteem (PMS) niet mogen worden overgeslagen. Deze stappen staan in chronologisch volgorde en wij raden aan om voor elke stap de tijd te nemen. Onze adviezen per stap zijn gebaseerd op de jarenlange ervaring van onze consultants bij honderden advocatenkantoren door heel Europa. 

Stap 1. Bepaal waar het nu pijn doet: wat moet anders en beter?

Ieder succesvol project rondom de migratie van software voor de advocatuur, begint met een goed doordachte voorbereiding, maar wat is een goede voorbereiding? Dat begint bij het bepalen van de doelstellingen. Hiervoor is het zaak om te achterhalen waar uw kantoor, de secties en/of de individuele gebruikers nu hinder ondervinden. Waar worden zij belemmerd en waar denken zij zelf dat het beter kan? Onderzoek waar de klachten in de organisatie - met betrekking tot het functioneren - zich bevinden. Vul dit aan met de ambities van het kantoor. Kortom, welke pijn moet een nieuw PMS wegnemen en/of welke behoefte wilt u met een PMS voor de advocatuur invullen?

Redenen voor een migratie naar nieuwe advocaten software

• Ons huidige systeem wordt niet meer ondersteund.
• Het declaratieproces is veel te omslachtig.
• Onze bestaande on-premise applicatie wordt te duur in onderhoud.
• Onze bestaande applicatie integreert niet of niet optimaal met andere applicaties.
• We willen aan de slag met Business Intelligence.
• Advocaten moeten met minder frustratie tijd kunnen schrijven.
• We stappen over op een document management systeem, maar deze koppelt niet met onze all-in-one applicatie.
• We willen voldoen aan de wensen van de jonge generatie. Zij willen overal werken; veilig en intuïtief.

Vertaal vervolgens deze pijnpunten en behoeften naar doelstellingen. Dit worden uw projectdoelen. Leg deze vast. Deze scope is de basis voor het planningsproces en definieert de einddoelen waarmee u na afloop kunt vaststellen of het project succesvol is afgerond.

Stap 2. (Her)definieer uw werkprocessen

In deze fase gaat u de pijn die uw kantoor, secties of individuele medewerkers voelen vertalen naar primaire processen. Kost het declaratieproces nu iedere maand te veel tijd en energie voor veel mensen? Neem dan alle relevante activiteiten onder de loep. Van het aanmaken van een cliënt tot het tijdschrijven en het beoordelen van onderhanden werk. Wie doet wat, wanneer en hoeveel tijd gaat ermee verloren? Zodra dit duidelijk is, heeft u – samen met de doelstellingen – een goede basis om op zoek te gaan naar ondersteunende PMS software voor de advocatuur.

Wij weten dat het praten en nadenken over werkprocessen veel los kan maken. Collega’s die anders moeten gaan werken of werkwijzen die binnen secties anders worden ingevuld. Deze fase kost tijd en kan leiden tot veel emoties.  Het is echter een kritische stap die u niet wilt overslaan. Een sterke projectleider, met mandaat om dingen af te dwingen, is ook om die reden onmisbaar. Iemand die tegen een collega kan zeggen: ‘Je inbreng is goed, maar we hebben er nu voor gekozen het op deze manier in te richten.’

Stap 3. Bepaal de strategie voor uw data en integraties 

Een onmisbare stap, maar wel één waar veel kantoren tegenop zien: de migratie van de PMS software en de koppeling met andere systemen. Ook in deze fase geldt: houd de doelstelling en de pijn die het eindresultaat wegneemt voor ogen. Betrek uw PMS-leverancier en de leveranciers van andere applicaties en zorg dat de projectmanager voldoende tijd en zeggenschap heeft om deze fase adequaat te begeleiden.

Wat neemt u mee uit het bestaande systeem?

Als wij kantoren deze vraag stellen, krijgen wij bijna altijd als antwoord: 'alles'. Gaan we hier dieper op in, dan blijkt dit toch niet wenselijk. Zeker nadat wij hebben uitgelegd wat het betekent als u alle data meeneemt. In de meeste gevallen is ‘alles’ geen verrijking, eerder een beperking.

Oudere data bevatten namelijk een grotere kans op onjuistheden. Dossiers van zeven jaar geleden die worden meegenomen, hebben misschien verouderde contacten. Of deze zijn op een andere manier versleuteld dan nu gebeurt. Ook tags en categorieën staan wellicht op andere plekken dan nu het geval is. Dan wordt het erg lastig om een goede dwarsdoorsnede te maken en rapportages te draaien. Zolang u niet meer hoeft te rapporteren over wat u zeven jaar terug op een specifiek rechtsgebied aan omzet deed, waarom dan meenemen? Als u toch oudere data wilt meenemen, dan is het belangrijk uzelf bewust te zijn van een aantal consequenties. Welke dat zijn, leest u in ons whitepaper: Een nieuw PMS. In vijf stappen zorgeloos overstappen naar een nieuw praktijk management systeem (PMS).

Integratielandschap in kaart brengen

Naast de data is het ook essentieel om keuzes te maken binnen de relevante integraties. Wat is het basissysteem en wat is/zijn de volgsystemen? Het is logisch dat een praktijkmanagementsysteem het basissysteem is dat informatie aan bijvoorbeeld een DMS doorzet. CRM daarentegen leidt vaak tot discussie. Is een CRM applicatie leidend of een PMS? Normaal begint een cliënt als prospect en zal deze daarom vaak als eerste in het CRM worden aangemaakt. Waar zit de brondata en wie praat vervolgens met wie in welke richting? Denk erover na en teken het uit. Maak ook duidelijk welke applicaties in de cloud draaien en welke eventueel niet. Ook dit kan consequenties hebben voor de overstap naar nieuwe advocaten software.

Stap 4. Implementatie en training

Essentieel in deze fase is: tijd. Tijd voor de projectgroep om over dingen na te denken en tijd om de proefconversie te controleren en de applicatie uitvoerig in de praktijk te testen.

Stick to the scope

De belangrijkste praktijktip die wij kunnen geven is: blijf in deze fase bij de project scope. Juist tijdens deze stap, waarin u en het projectteam aan de knoppen gaan draaien en nieuwsgierige collega’s om de hoek meekijken, is het verleidelijk nieuwe wensen aan de scope toe te voegen. Doe dit niet. Stick to the plan en noteer interessante wensen op een lijst.

Trainingen

Trainingen of workshops kunt u op verschillende manieren inkleden. In de praktijk blijkt het succesvol om de eerste trainingen tussen de proefconversie en de livegang te plannen. We zien dat mensen vaak enthousiast worden en zin krijgen om te beginnen. Daarbij kunt u ervoor kiezen om tijdens de livegang een eventuele tweede training te organiseren. Klassikaal, per sectie of zelfs individueel.

Stap 5. Evalueer, stuur bij, herhaal

Iets dat u drie maanden geleden heeft bedacht, kan inmiddels aan verandering onderhevig zijn: omdat de behoeften van cliënten of collega’s veranderen of omdat u bewust hebt gekozen om stapsgewijs bepaalde disciplines aan te pakken. Zo kan het zijn dat u tijdens de livegang keuzes hebt gemaakt in relatie tot het toekennen van rechten van gebruikers. Blijken deze na ingebruikname niet helemaal handig te zijn, dan kunt u twee dingen doen:

• het erbij laten, met mogelijke frustratie bij collega’s tot gevolg of;
• het punt noteren als verbeterpunt, bespreken met de projectgroep en opvolgen al dan niet met hulp van uw PMS leverancier.

Ons advies: zie alle veranderingen als een kans. Benieuwd naar nog meer redenen om voortdurend met uw PMS bezig te zijn? Download dan het whitepaper: Een nieuw PMS. In vijf stappen zorgeloos overstappen naar een nieuw praktijk management systeem (PMS).