‘IT draagt bij aan ons onderscheidend karakter.’
‘Ik heb mijzelf gemeld om als referent op te treden voor Legalsense. Waarom? Omdat we uiterst tevreden zijn met de applicatie en de implementatie daarvan. De eigentijdse IT-basis waarmee we nu werken draagt bij aan klanttevredenheid.’ We praten met Marco over het belang van een goede technologische basis en de keuze tussen een best-of-breed of alles-in-één applicatie. ‘We waren bang dat we drie verschillende systemen open moesten hebben staan om te werken. Legalsense heeft alle bezorgdheid weggenomen.’
Kritisch onder de loep nemen
Kessels advocaten werkte voorheen met een alles-in-één systeem. Helaas kampte het kantoor steeds vaker met gebruikersproblemen. ‘Dat systeem zit technisch goed in elkaar, maar het was te omslachtig voor ons.’ Om die reden ging Marco op zoek naar een alternatief. Hij dacht de markt te kennen, maar toen hij online zijn zoektocht startte vond hij van alles. ‘Uiteindelijk heb ik L-IME, een adviesbureau voor de advocatuur, in de arm genomen om door de bomen het bos weer te zien.’
Op basis van het selectieproces volgde een long- en een shortlist. Hierop stond ook Legalsense. ‘We nodigden Legalsense uit. Johan Birkhoff verzorgde de presentatie en gaf de maatschap goed inzicht in de mogelijkheden van Legalsense. Onze wensen rondom werkprocessen, die we tijdens het selectieproces formuleerden, vertaalde Johan naar het praktisch gebruik van de applicatie.’ Vervolgens organiseerde Legalsense een presentatie aan het gehele kantoor. Kritisch werden de verschillen besproken tussen een best-of-breed omgeving, zoals de gecombineerde oplossing tussen Legalsense, DMSforLegal en Twinfield, en een alles-in-één oplossing zoals het huidige systeem.
Uitleg werkwijze
De reacties waren positief, al stond één vraag centraal: ‘Als we kiezen voor een best-of-breed omgeving, moeten we dan bij gebruik drie verschillende systemen openen?’ Legalsense nam de medewerkers van het kantoor mee in de werkwijze. ‘Ook als je in Outlook mails verstuurt of je schrijft je tijd, werk je maar vanuit één applicatie. Uiteindelijk hebben we iedereen weten te overtuigen van het gemak van het werken met Legalsense.’
Migratie in eigen beheer
Het kantoor wilde de migratie zoveel mogelijk voor eigen rekening nemen. Legalsense hielp bij het treffen van de voorbereidingen. De overstap is naar tevredenheid gegaan. ‘Legalsense dacht enorm met ons mee. Bij de migratie, maar ook bij de gebruikersacceptatie. Het team gaf heldere uitleg rondom het gebruik. Iedereen kent het systeem van binnen en van buiten. Het werkt ook mee dat de applicatie intuïtief is, je hoeft geen whizzkid te zijn. Als je een nieuwe cliént aanmaakt, word je direct gevraagd of je een dossier wilt aanmaken. Zo ja, dan wordt dit direct gefaciliteerd. Er wordt een paar additionele gegevens gevraagd en hup, je dossier staat klaar. Voorheen was het secretariaat hiermee een half uur kwijt. Nu is dat minutenwerk.’
Marco sluit af met: ‘ICT is heel belangrijk voor een kantoor zoals het onze. Het draagt bij aan je onderscheidende karakter. Wij willen efficiënt en snel werken. Ook willen we cliënten inzicht geven in hun dossiers. Dat is met de huidige omgeving mogelijk. We werken transparant en dat stellen cliënten op prijs.‘
