Allt du behöver veta om advokatsystem

Advokatbranschen förändras hela tiden. Det som fungerade för några månader sedan behöver inte vara optimalt idag. Nya arbetssätt, förändrade klientkrav och interna förändringar påverkar hur ni arbetar.

Samtidigt utvecklas även advokatsystemet löpande. Nya funktioner tillkommer och befintliga förbättras.

För att få ut mer av systemet är det viktigt att hålla sig uppdaterad. Det kan till exempel handla om att läsa release notes, delta i webbinarier eller hålla kontakt med er kontaktperson hos leverantören.

På så sätt får ni bättre insikt i vad som är möjligt och vilka funktioner som kan användas i praktiken. Ett advokatsystem är en central del av verksamheten, och behöver utvecklas i takt med byrån.

Många advokatbyråer upplever en ökad press på lönsamhet. Det gör att effektivitet i arbetet blir allt viktigare.

En stor del av detta handlar om hur arbetsprocesserna är uppbyggda. När arbetet innehåller många manuella steg eller sker i flera olika system tar det längre tid innan arbete kan faktureras och betalningar registreras.

Genom att arbeta mer strukturerat och låta processerna samverka, från klientregistrering
och konfliktkontroll till fakturering och inbetalning, kan tiden mellan utfört arbete och
betalning kortas.

Det är detta som påverkar time-to-cash.

I många fall kräver det att systemen stödjer arbetsflödet på rätt sätt. Ett advokatsystem fungerar då som en central del i att koppla ihop processerna och skapa ett mer effektivt flöde.

För några år sedan var valet mellan molnbaserat, on-premise och hybrid en genuin avvägning. Idag är det inte längre en jämbördig jämförelse. On-premise-system kräver egen serverdrift, schemalagt underhåll och intern IT-hantering för versionsuppdateringar — utan möjlighet till webbläsarbaserad åtkomst eller mobilanvändning.

Ett molnbaserat system som Legalsense hanterar drift, säkerhetsuppdateringar och versionshantering centralt, utan att din byrå behöver involvera egen IT. Frågan de flesta nordiska byråer ställer sig idag är inte längre "moln eller on-premise" — utan hur snabbt en migrering till molnet kan genomföras.

Att byta advokatsystem upplevs ofta som ett stort steg, men i praktiken handlar det om en strukturerad process.

Det omfattar vanligtvis dataöverföring, konfiguration av systemet och introduktion av
användarna. En viktig del är att säkerställa att befintlig information, som ärenden och tidsregisteringar, följer med på ett korrekt sätt.

Med rätt förberedelse och stöd kan övergången genomföras utan att störa det dagliga arbetet i någon större utsträckning.

Integrationer gör det möjligt för olika system att utbyta information automatiskt.

Det kan till exempel handla om att data från advokatsystemet används i ekonomisystem eller dokumenthantering.

Hur väl integrationerna fungerar beror på hur systemen är byggda och vilka kopplingar som finns tillgängliga.

Legalsense är ISO 27001-certifierat och hanterar drift, säkerhetsuppdateringar och dataskydd centralt — utan att din byrå behöver hantera servrar eller säkerhetspatchar själva. Systemet är byggt för att möta europeiska regulatoriska krav på dataskydd, vilket är relevant oavsett om din byrå är van vid lokalt installerade system eller inte.

Ett allt-i-ett-system samlar alla funktioner hos en leverantör, vilket ofta innebär kompromisser inom varje enskilt område. En öppen teknikstack innebär istället att byrån väljer bäst lämpade verktyg för varje funktion — ärendehantering, bokföring, dokumenthantering — och kopplar samman dem. Legalsense är byggt som en specialiserad faktureringsmotor i en sådan stack, snarare än ett system som försöker göra allt.