Die Umstellung auf ein neues Praxisverwaltungssystem (PVS) sollte mit der richtigen Vorbereitung problemlos gelingen. Insbesondere die folgenden vier Fallstricke können die Umstellung auf eine neue Kanzleisoftware schwieriger als nötig machen. Welche vier Fallstricke sind in der Praxis am häufigsten anzutreffen? In diesem Blog erfahren Sie es und vor allem, wie Sie sie vermeiden können.
Fallstrick Nr. 1. Unklarer Project und Migrationsumfang
In unserem letzten Blog haben wir erläutert, dass die Definition und Festlegung des Projektumfangs ein wichtiger erster Schritt im Migrationsprozess ist. Schließlich baut der Rest des Projekts darauf auf. Wenn der Umfang nicht klar definiert ist, kann es sein, dass nach der Migration in die neue PVS-Software einige Daten nicht vorhanden oder unvollständig sind. Eine stressige Datenmigration kann jedoch vermieden werden, wenn der Umfang sowie die Vor- und Nachteile Ihrer Entscheidungen im Vorfeld gut durchdacht werden. Ein gut definierter und ausgearbeiteter Prozess wird Ihr Projekt zum Erfolg führen.
Wir stellen häufig fest, dass aus Zeit- und Mandatsmangel die Überlegungen zum Umfang und zu den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Möglichkeiten während des Prozesses unterbleiben. Unsere Empfehlung ist, entweder Zeit freizumachen und jemanden intern zu beauftragen oder die Aufgabe an einen Projektmanager oder Berater auszulagern. Es gibt einen Pool von externen Beratern, die erfahren und in der Lage sind, Sie bei der erfolgreichen Umsetzung des Projekts zu unterstützen. Kurz gesagt, ein zu eng gefasster Projektumfang ist die größte Falle, die es zu umgehen gilt.
Fallstrick Nr. 2. Anpassung des Umfangs während des Projekts: die schleichende Ausweitung
Es ist sehr verlockend, den Projektumfang während des Prozesses anzupassen. Dies wird auch als „die schleichende Ausweitung“ bezeichnet. Sie entsteht in der Regel dadurch, dass man sich umschaut und sagt: „Ich würde gerne dies und jenes hinzufügen.“ Natürlich sind auch wir daran gewöhnt, zu sagen: „Ja, natürlich, das machen wir.“ Aber wir wissen aus Erfahrung, dass dies oft zu Verzögerungen und Frustration führt (und nicht umsonst als „die schleichende Ausweitung“ bezeichnet wird). Oft werden neue Anforderungen nicht oder nicht gut genug getestet, um den Go-live-Prozess zu unterstützen. Ehe man sich versieht, ist man in einer Kettenreaktion von zusätzlichen Aktivitäten und Kosten gefangen. Genau hierüber wurde während des Projekts leider oft zu wenig nachgedacht.
Wir raten dazu, zunächst den Umfang des Projekts festzulegen, auf dieser Grundlage die Testkonvertierung durchzuführen und dann die Wunschliste zu bearbeiten.
Fallstrick Nr. 3. Nicht genügend Praxisfälle während der Probezeit
Es ist eminent wichtig, in der Testphase eine ausreichende Anzahl von Testfällen zu haben, um reale Situationen nachzubilden. In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass die Anzahl der Testfälle zu gering ist. Infolgedessen kommt es nach der Inbetriebnahme gelegentlich zu unangenehmen Situationen, die man eigentlich vermeiden möchte. Diese lassen sich vermeiden, indem man sicherstellt, dass ein breites Spektrum an häufigen und weniger häufigen Situationen getestet wird. Andernfalls kann es passieren, dass drei Tage nach dem Go-live etwas passiert, was zu Panik führt. Dies lässt sich einfach vermeiden, indem Sie sicherstellen, dass Sie genügend (offensichtliche und nicht so offensichtliche) Beispiele zum Testen haben. Schauen Sie sich in der Vorbereitungsphase genau an, welche Mandantenstrukturen Ihre Mitarbeitende derzeit beschäftigen oder auf welche Hindernisse sie stoßen, um diese eine Rechnung zu verschicken. Dies sind die Arten von Aktionen, die sich ideal für die Testphase eignen.
Sie können diese Informationen auch nutzen, um Ihre Strategie für die Datenmigration festzulegen. Tipps dazu finden Sie in unserem Whitepaper "Ein neues PVS: Ein reibungsloser Übergang zu einem neuen Praxisverwaltungssystem (PVS) in fünf Schritten".
Fallstrick Nr. 4. Unzulängliche Betreuung
Ein interner Manager kann nach der Inbetriebnahme des Systems als Problemverantwortlicher eingesetzt werden. Er oder sie kann als Vor-Ort-Unterstützer*in geschult und zu einem oder einer PVS-Superspezialist*in werden. In der Praxis geschieht dies jedoch nicht oft genug, mit der Folge, dass niemand den Überblick über neue Versionen behält oder Anfragen an den PVS-Anbieter zentral erfasst werden und sich regelmäßig anhäufen. Dies ist jedoch eine wichtige Aufgabe für jemanden, der eine Affinität zu und ein Interesse an der Anwendung hat und der sich die Zeit dafür nehmen kann und auch möchte. Häufig wird diese Rolle von jemandem aus der Finanzabteilung oder einem*r „Superassistent*in“ übernommen.
