Advocaten software vervangen, de vier valkuilen bij een migratie

Migreren naar een nieuw praktijk management systeem (PMS) voor advocaten is met de juiste voorbereiding niet zo spannend als het lijkt. Vooral onderstaande vier valkuilen zorgen ervoor dat een migratie naar nieuwe software voor de advocatuur iets meer stress oplevert dan nodig. Welke vier valkuilen komen wij in de praktijk het meest tegen? U leest ze hieronder.

1. Onduidelijke project- en migratiescope

In ons vorige blog heeft u kunnen lezen dat het bepalen en vastleggen van een projectscope een belangrijke eerste stap in een migratieproces is. Op basis hiervan wordt het verdere project vormgegeven. Wanneer de scope niet helder is, kan het zijn dat tijdens de migratie naar nieuwe PMS software voor advocaten bepaalde data niet of onvolledig meegaan. Datamigratie is niet spannend wanneer in de voorfase goed is nagedacht over de scope en de voors en tegens van keuzes. Het hoeft niet spannend te zijn, wanneer het project goed is omschreven en voorbereid.

We zien vaak dat het nadenken over de scope en voors en tegens van keuzes tijdens dit proces stukloopt op een gebrek aan tijd en mandaat. Wij adviseren om ofwel intern iemand vrij te maken en te mandateren ofwel deze taak extern te beleggen bij een projectmanager of adviseur. Er is een pool van externe, ervaren en capabele consultants die u kan ondersteunen bij een succesvolle implementatie. Kortom, de scope te kort door de bocht bepalen, is valkuil nummer één.

2. Scope tijdens het project aanpassen: de scope creep

Het is ontzettend verleidelijk om de projectscope gedurende het traject aan te passen. Dit wordt ook wel de ‘scope creep’ genoemd. Meestal het gevolg van mensen die even meekijken en ‘dit er nog even bij willen hebben’. Ook wij zijn van nature gewend om dan ‘Ja natuurlijk, doen we’ te zeggen. Toch weten wij uit ervaring dat dit vaak tot vertraging en frustratie leidt (en dus niet voor niets de naam ‘scope creep’ heeft gekregen). In veel gevallen worden nieuwe wensen niet of niet voldoende getest, wat de livegang niet ten goede komt. Voordat u het weet zit u in een kettingreactie van bijkomende activiteiten. Waar vaak, helaas, gedurende het project, te weinig over is nagedacht. Ons advies: werk eerst naar de scope van het project toe, geef op basis daarvan invulling aan de testconversie en werk daarna aan de wishlist.

3. Niet voldoende praktijkcasussen tijdens testperiode

Het is essentieel om in de testfase voldoende testcasussen te hebben om de praktijk na te bootsen en de overstap naar nieuwe advocaten software te testen. In de praktijk zien wij toch vaak dat het aantal testvoorbeelden te beperkt is. Dan doen zich na livegang soms vervelende situaties voor die u liever wilt voorkomen. Dat kan door te zorgen voor een ruim aanbod van testvoorbeelden van zowel alledaagse als niet zo’n alledaagse dingen. Anders kan het gevolg zijn dat er drie dagen na livegang een casus voorkomt en er vervolgens nood aan de man is. U kunt deze paniek eenvoudig voorkomen door te zorgen voor voldoende (voor de hand en minder voor de hand liggende) testvoorbeelden. Kijk in de voorbereidingsfase goed van welke cliëntstructuren collega’s nu wakker liggen of tegen welke hindernissen men nu aanloopt om die ene factuur de deur uit te krijgen. Precies die handelingen zijn ideaal om in de testfase van nieuwe advocaten software mee te nemen. 

Deze informatie kunt u ook gebruiken om de strategie van de datamigratie te bepalen. Wilt u daarvoor tips? Download dan het whitepaper: Een nieuw PMS. In vijf stappen zorgeloos overstappen naar een nieuw praktijk management systeem (PMS).

4. Onvoldoende nazorg

Een interne verantwoordelijke kan na livegang optreden als probleemeigenaar. Hij of zij kan getraind worden om als eerstelijns support medewerker op te treden en PMS superspecialist te worden. In de praktijk gebeurt dit te weinig. Dit leidt ertoe dat niemand nieuwe releases in de gaten houdt of wensen van collega’s centraal registreert en periodiek met de leverancier kortsluit. Toch is dit een essentiële taak voor iemand met affiniteit en interesse in de applicatie die er tijd voor vrij kan en mag maken. Wij zien deze rol vaak terug bij een finance medewerker of een ‘super secretaresse’.