Plan een demo
Legalsense - Time is precious
nl

Privacy- en cookieverklaring | Legalsense

Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 9 november 2023

Legalsense heeft een website (www.legalsense.com). In het kader van deze website en de dienstverlening die wij aanbieden verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring leest u welke persoonsgegevens wij van u verwerken en wat we daarmee doen.

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Uw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook rekening met de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’). Dit betekent dat wij:

Onze doeleinden duidelijk vastleggen, voordat wij uw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring;

Zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;
 
Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn;
 
Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw bij ons verwerkte persoonsgegevens.
 
Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken;


 

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van u. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van u verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als u vragen heeft of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Contact en klachtafhandeling 

Wanneer u ons een e-mailbericht stuurt, het contactformulier op de website invult, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, dan gaat u in op ons aanbod om met ons in contact te treden (uitvoering van de overeenkomst).  

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:  

  • Naam 
  • Zakelijke informatie (indien u vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
  • Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht 

 

Wij slaan deze contactmomenten met de door u verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van uw klacht. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we uw vraag of klacht goed hebben afgehandeld. 

Onze dienstverlening
Voor het gebruik van onze diensten verwerken we persoonsgegevens. Wij hebben namelijk een gerechtvaardigd belang om de dienstverlening met de organisatie waar u werkt, uit te voeren. Onze diensten bestaan voornamelijk uit een softwareoplossing die is ontworpen voor advocatenkantoren en juridische professionals om administratieve werkzaamheden uit te voeren.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam contactpersoon
  • Adres contactpersoon
  • E-mailadres contactpersoon
  • Geboortedatum contactpersoon
  • Geslacht contactpersoon
  • Betaalgegevens

Wij bewaren deze gegevens totdat u het abonnement opzegt. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar). 

Aanvragen demo 

Mocht u meer willen weten over onze dienstverlening, dan kunt u online een demo-aanvraag indienen via ons aanmeldformulier. We hebben enkele persoonsgegevens van u nodig om uw verzoek in behandeling te nemen, omdat u ons heeft gevraagd om contact op te nemen over onze diensten. Wij verwerken deze gegevens ter uitvoering van de door u gegeven opdracht. 

 

Hiervoor gebruiken wij de volgende persoonsgegevens: 

  • Naam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Naam van de organisatie

 

Wij bewaren deze informatie tot een jaar na de aanvraag in verband met het offertetraject dat kan plaatsvinden naar aanleiding van de demo.

Klantenportaal

Een account geeft u toegang tot het klantenportaal. Binnen het klantenportaal kunt u de diensten beheren die u heeft afgenomen. U moet een aantal gegevens over uzelf opgeven en een gebruikersnaam en wachtwoord kiezen voor het account dat wij voor u aanmaken. Wij verwerken deze gegevens vanwege het gerechtvaardigd belang dat wij hebben om de overeenkomst met de organisatie waar u werkzaam bent uit te voeren.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Inloggegevens
  • Naam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Naam van de organisatie
  • Zakelijke adresgegevens

Wij bewaren uw gegevens totdat u uw account verwijdert, de dienstverlening afloopt of tot 2 jaar nadat u voor het laatst heeft ingelogd op het klantenportaal. Voor de gegevens die u van uw klanten verwerkt, zijn wij verwerker.

     Solliciteren voor een baan bij ons
Heeft u gereageerd op een vacature bij ons of heeft u een open sollicitatie gestuurd? Dan gebruiken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie in behandeling te nemen en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Curriculum Vitae
  • Motivatiebrief
  • Salarisindicatie
  • Referenties
  • Eventuele overige informatie die u meestuurt in uw sollicitatie

Uw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 4 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met u kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met uw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien u bij ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op uw naam via Google, en uw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen u niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met u besproken. Mocht u hier bezwaar tegen hebben, dan kunt u dit bij ons aangeven op het moment dat u solliciteert.

     Nieuwsbrief
Via onze website kunt u zichzelf aanmelden voor de nieuwsbrief van Legalsense (toestemming). Wij versturen regelmatigeen nieuwsbrief met daarin nieuwtjes, tips en informatie over onze producten en diensten.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • E-mailadres

Wij bewaren uw gegevens totdat u zich uitschrijft voor onze nieuwsbrief. Mocht u de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kunt u zich op elk moment afmelden via de link onderaan in de nieuwsbrief.

Referenties

Op onze website presenteren wij verschillende referenties van onze klanten. Wij proberen u op deze manier een volledig beeld te geven van onze diensten. Wij verwerken gegevens op basis van toestemming van de referenten. Deze toestemming kan te allen tijde gemakkelijk weer ingetrokken worden door contact met ons op te nemen via de contactgegevens die onderaan deze privacy- en cookieverklaring te vinden zijn. 

Hiervoor verwerken wij de volgende gegevens:

  • naam van de referent of referenten
  • naam van de organisatie waar de referent of referenten werkzaam is/zijn
  • eventueel persoonsgegevens als inhoud van het bericht.

Wij hebben deze gegevens nodig om de referentie te beoordelen en te verwerken op de website. Wij bewaren de gegevens totdat u uw toestemming intrekt voor het publiceren van het bericht.

Wanneer kunnen we uw persoonsgegevens delen met derden?
Wij geven uw persoonsgegevens alleen door aan andere bedrijven of instellingen, als wij daar een wettelijke grondslag voor hebben. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

  • wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
  • dat nodig is om de overeenkomst met u uit te voeren;
  • u hier toestemming voor geeft;
  • wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
  • wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

     De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

  • Cookiedienstverleners (zie graag de cookietabel hieronder)
  • IT-leveranciers en -dienstverleners
  • Hostingpartij(en)
  • Marketingbedrijven
  • Externe consultants en tussenpersonen
  • Overheidsdiensten (Overheid)

Om onze diensten te kunnen verlenen, kan Legalsense uw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’). Legalsense doet dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. In dat geval zorgen wij dat er passende waarborgen zijn genomen om uw privacy te beschermen. 

Momenteel wordt er niet op de juiste wijze toestemming gevraagd voor het versturen van de nieuwsbrief.

De toestemmingsvraag is pas rechtsgeldig indien voldaan is aan de volgende vereisten:

  1. uit de vraag blijkt duidelijk namens wie de berichten worden verzonden;
  2. de frequentie wordt benoemd;
  3. er wordt aangegeven wat voor soort informatie zal worden gestuurd. Zijn dat bijvoorbeeld alleen aanbiedingen of ook informatie over nieuwe producten;
  4. ook wordt vermeld via welke weg de communicatie zal worden verstuurd;
  5. het moet voor de ontvanger duidelijk zijn waar hij terecht kan voor meer informatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opnemen van een verwijzing naar de privacyverklaring;
  6. de toestemming is niet gekoppeld aan het verkrijgen van (gratis) producten of diensten.

Een voorbeeld van een rechtsgeldige toestemmingsvraag:

□ Ja, ik wil graag eens [VUL IN: per week/per maand] een e-mail met daarin nieuwtjes, tips en informatie over onze producten en diensten. Klik hier voor meer informatie.”

Is er een reden voor dat deze informatie wordt verwerkt? In principe hebben jullie enkel een e-mailadres nodig voor het versturen van de nieuwsbrief. Mochten jullie deze informatie niet nodig hebben (bijvoorbeeld voor het personaliseren van de nieuwsbrief), is het advies om deze informatie niet meer uit te vragen.

 

Cookies

Op onze website gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

 

Wij gebruiken onderstaande soorten cookies:

  • Functionele cookies: deze cookies hebben een functionele rol binnen de website, omdat ze noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website.
  • Analytische cookies: deze cookies geven ons inzicht in hoe onze website wordt gebruikt. Op basis van deze informatie kunnen wij onze website gebruiksvriendelijker maken.
  • Marketingcookies: deze cookies maken het mogelijk om u gepersonaliseerde advertenties te laten zien (via onze advertentiepartners).

 

De cookies kunnen onder andere de volgende gegevens van u verzamelen:

  • Naam
  • Login informatie
  • Schermweergave opties
  • IP-adres
  • Cookie-ID
  • Website- en klikgedrag
  • Referrer-URL
  • Gedrag binnen de website

 

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om uw akkoord voor het gebruik van cookies.

Voor een overzicht van de gehanteerde cookies, hanteert Legalsense Cookiebot. Wij verwijzen naar de cookiewall van Cookiebot voor het overzicht van deze cookies.

In- en uitschakelen van cookies

In uw webbrowser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer u hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van uw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

 

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser. Hieronder vindt u per browser een link naar de website van de aanbieder waar stapsgewijs wordt omschreven hoe u cookies kan blokkeren of verwijderen.

 

 

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

 

Social media

Onze website bevat social media buttons van LinkedIn, Twitter en YouTube. Via deze buttons kunt u aangeven dat u geïnteresseerd bent in onze producten en diensten of onze pagina delen met uw netwerk via uw eigen social media account op de genoemde diensten. Dit zal dan zichtbaar zijn voor bezoekers van uw persoonlijke social media website pagina's. Als u op een social media button klikt, kunnen één of meer cookies worden geplaatst door de betreffende dienst om u te herkennen. Op het gebruik van dergelijke social media websites is de privacyverklaring van de betreffende dienst van toepassing (zie onderstaande links).

 

Welke privacyrechten heeft u?
Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

  • Recht op inzage: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.  
  • Recht op rectificatie: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.  
  • Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.  
  • Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. 
  • Recht om uw toestemming in te trekken: indien u ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. 
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen aan een derde partij.  
  • Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken. 

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat wij geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Wij zullen in principe binnen een maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd met twee maanden om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Klacht indienen
Als u een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u een e-mail sturen naar privacy@legalsense.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met u.

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring
Wanneer onze website of dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen om grote wijzigingen aan u door te geven.

 

Contactgegevens
Legalsense B.V.
Maliesingel 26
3581BH Utrecht
E-mailadres: privacy@legalsense.nl
Telefoon: +31 85 4013698

KvK nummer: 58081186