Migratie van een all-in-one naar een best of breed oplossing: extra spannend?

Steeds meer advocatenkantoren wereldwijd migreren van een all-in-one of ERP systeem naar een best of breed omgeving. Een migratie is voor ieder kantoor spannend, toch komen er bij de overstap van een alles-in-één applicatie naar een omgeving met losse deelcomponenten, vaak andere vraagstukken om de hoek kijken. Maakt dit een migratie van software voor de advocatuur extra spannend? Nee hoor, met de juiste voorbereiding profiteert u vooral van de voordelen (die we uiteraard ook in dit artikel benoemen).

De verschillen tussen all-in-one en best of breed

Stel, een kantoor is toe aan nieuwe kantoorsoftware. Dan heeft het de keuze tussen een traditioneel all-in-one softwarepakket of een best of breed oplossing. Bij een all-in-one oplossing zijn zoveel mogelijk processen en functionaliteiten, zoals CRM, tijdschrijven en document management in één pakket ondergebracht. Een best of breed omgeving bestaat daarentegen uit online (SaaS) deelcomponenten van verschillende leveranciers, zoals Legalsense, die worden gekoppeld. Dit gebeurt onder andere aan de hand van API’s. Deze deelcomponenten zijn applicaties die gericht zijn op één bedrijfsproces. Dit betekent dat deze applicaties, door de focus, qua functionaliteit vaak beter zijn ontwikkeld en gebruiksvriendelijker zijn.

Doordat kantoren in een best of breed omgeving te maken hebben met diverse partijen, voelt een overstap vaak spannender. Enerzijds voor de eindgebruiker (‘Krijg ik nu toegang tot allemaal verschillende applicaties?’) en de projectgroep (‘Gaan alle leveranciers goed samenwerken?’). Deze zorgen kunnen we – door onze ervaring – nuanceren.

Voordelen versus de nadelen

De kantoren die wij hebben gemigreerd naar een best of breed omgeving geven aan dat de zorgen niet gegrond waren. De leveranciers, vaak gerenommeerde specialistische partijen met een naam hoog te houden, werkten prettig samen. De API’s waarmee binnen deze software voor de advocatuur wordt gewerkt zijn tegenwoordig zo doorontwikkeld dat een koppeling geen probleem meer geeft. Daarbij wegen de voordelen ook sterk mee. Zo heeft een eindgebruiker wellicht diverse applicaties, maar daar staat echter de eenvoud, en het intuïtieve gebruik waarmee werkprocessen worden gefaciliteerd, tegenover.

Sommige cruciale zaken zullen ook gewoonweg niet veranderen. Ook al stapt u over op een nieuwe werkomgeving, u maakt uw documenten nog steeds in Word aan. Een best of breed kent nog een ander voordeel. Als u niet tevreden bent met een leverancier of deeloplossing, dan kun u in deze omgeving daarvan ook eenvoudig afscheid nemen. En wat dacht u van het feit dat uw ICT-beheer een stuk minder wordt doordat alles met het overstappen naar nieuwe advocaten software in de cloud draait?

Drie redenen om te kiezen voor advocaten software in een best of breed omgeving.

1. Profiteer van de kracht van integratie

Waar bijvoorbeeld Legalsense als PMS systeem de focus legt op het managen van het tijd- en declaratieproces en uw cliënten en dossiers, zorgen andere SaaS aanbieders voor de overige delen van uw praktijk. Denk aan CRM, document management, financiële administratie en compliance. Op basis van uw persoonlijke keuzes voor leveranciers en tools combineert u alles tot een totaaloplossing naar uw smaak.

2. (Samen) werken binnen MS 365

Meer kantoren willen MS 365 naadloos combineren met een PMS. In een best of breed omgeving met een PMS in een SaaS oplossing is dat mogelijk. Zo draait Legalsense in een browser, waardoor het probleemloos samenwerkt met MS 365 applicaties. Sommige PMS systemen werken met een eigen mailsysteem, waardoor een koppeling met bijvoorbeeld MS Outlook niet mogelijk is. Wilt u de mogelijkheden van MS 365 optimaal benutten, onderzoek dit punt dan goed tijdens een selectie van nieuwe advocaten software.

3.Praktijkvoering op basis van Business Intelligence (BI)

Wat is uw kostprijs per rechtsgebied, welke secties maken de meeste marge, waar lekt tijd weg etc.? Aan de hand van goed doordachte Business Intelligence rapportages maakt u weloverwogen keuzes. Binnen de meeste PMS-systemen draait u standaard rapportages. Wil u hierin meer verdieping aanbrengen, dan kan een BI-tool helpen. Deze koppelt u binnen een best of breed omgeving aan uw PMS.

Meer over deze drie redenen om over te stappen op nieuwe software voor de advocatuur leest u in dit artikel.