Strategieën voor cashflow optimalisatie binnen de advocatuur

In ons vorige blog hebben we het gehad over het belang van het time to cash principe binnen advocatenkantoren. In dit artikel vertellen we hoe u de time to cash kunt verkorten en uw cashflow kunt optimaliseren. Hiervoor zetten we vijf strategieën uit.

Time to cash: gemiddelde duur van 90 dagen

Gemiddeld duurt het bij een advocatenkantoor 90 dagen voordat een factuur wordt betaald. Hiermee bedoelen we de tijd tussen tijdregistratie en de uiteindelijke betaling. In ons whitepaper over het onderwerp ‘Time to cash’ leggen we dit getal nader uit. We laten ook zien dat een advocatenkantoor met 40 fee earners maandelijks tot wel veertigduizend euro kan laten liggen. Om de financiële gezondheid van uw kantoor te waarborgen, is het cruciaal om uw cashflow te beheren en te optimaliseren. Dit kan worden bereikt door middel van een aantal strategieën.

Strategieën voor een verkorte time to cash

• Facturering: een snelle en nauwkeurige facturering is essentieel. Overweeg het implementeren van kantoorsoftware, zoals Legalsense, om dit proces te stroomlijnen. Ook is het hiermee haalbaar om ad hoc te factureren. Op die manier kun je er soms voor kiezen om te declareren na afronding van het project in plaats van maandelijks. Waarom wachten tot 1 juli als je ook op 10 juni kunt factureren?
  Met kantoorsoftware kunt u de time to cash verbeteren door het proces te digitaliseren en ervoor te zorgen dat u snel en nauwkeurig factureert. Door het digitaliseren van dit factureringsproces en het zorgvuldig bijhouden van gewerkte uren, kunt u sneller betaald krijgen. Zorg ervoor dat u duidelijke betalingsvoorwaarden opstelt en communiceert met uw cliënten. 

• Intake proces: een goed doordacht en geautomatiseerd intake proces op zowel cliënt- als dossierniveau kan een snelle start van de facturatie mogelijk maken. Een geautomatiseerd proces met goede kwaliteitsbewaking en duidelijke afspraken met de cliënt is een snelle winst. Een strak tijdschrijfproces, waarbij alle fee earners goed op de hoogte zijn van de gemaakte afspraken met de cliënt, zorgt voor een vlotte overgang van geleverde diensten naar facturering.
  

• Vooruitbetalingen: vraag vooruitbetalingen aan nieuwe cliënten om uw cashflow te stabiliseren en risico's te minimaliseren. Door vooraf een deel van de vergoeding te ontvangen, vermindert u het risico van onbetaalde facturen en vertraagde betalingen.
  
• Debiteurenbeheer: wees actief in het beheer van uw debiteuren. Neem contact op met klanten die te laat zijn met betalen en overweeg een incassobureau in te schakelen indien nodig. Een geoptimaliseerd incassoproces kan de time to cash verkorten.
  
• Kasstroomprognoses: maak regelmatig cashflow prognoses om ervoor te zorgen dat u voldoende financiële middelen heeft om aan uw lopende verplichtingen te voldoen.

Debiteurenbeheer op probleemgevallen

Onze visie, gebaseerd op best practices bij honderden kantoren, is dat het optimaliseren van uw dossierbeheer en declaratieproces resulteert in meer tijdige betalingen. Hierdoor neemt het aantal openstaande debiteuren af, waardoor u zich kunt richten op specifieke probleemgevallen. Deze complexe gevallen kunnen vaak verstopt raken tussen andere achterstallige betalingen vanwege simpele problemen, zoals incorrecte adresgegevens of onduidelijke omschrijvingen. Een optimalisatieslag kan deze vertragingen verminderen.

Door deze strategieën toe te passen en gebruik te maken van gespecialiseerde kantoorsoftware, kunt u de time to cash bij uw advocatenkantoor aanzienlijk verkorten. Dit zal leiden tot een gezonde financiële positie, verhoogde liquiditeit en stimulering van groei. Download ons whitepaper ‘Time to cash in de advocatuur’ voor meer informatie over deze strategieën en praktische tips.

In ons volgende blog leest u welke negen onderdelen van gespecialiseerde kantoorsoftware het verschil kunnen maken in uw time to cash periode en dit bovengenoemde scenario kunnen voorkomen.