Juridische kantoorsoftware maakt significant verschil in financiële prestaties

Kantoorsoftware voor advocatenkantoren, zoals een praktijkmanagementsysteem, bevat verschillende aspecten die verschil maken in de time to cash periode. Veel advocatenkantoren maken gebruik van generieke bedrijfssoftware die ontwikkeld is voor de bredere zakelijke dienstverleningssector. Hierdoor missen deze kantoren bepaalde essentiële onderdelen die hieronder worden besproken. Laten we deze impactmakers stuk voor stuk doornemen en bespreken waarom ze van cruciaal belang zijn. 

Negen impactmakers van juridische kantoorsoftware die het verschil kunnen maken

1. Timers

Er is uitgebreid onderzoek gedaan naar het bijhouden van gewerkte uren binnen de advocatuur. Een algemene conclusie is dat als men de tijd niet direct registreert, er uren vergeten worden of dat de beschrijvingen te beperkt zijn. Het gevolg hiervan is dat er tijd weglekt of dat er discussies met cliënten ontstaan vanwege onduidelijke tijdsregistraties. Timers zorgen ervoor dat geen enkele minuut vergeten wordt en dat tijd direct aan het juiste dossier wordt toegewezen. Wanneer tijd direct geregistreerd wordt, weet een advocaat nog precies wat hij/zij heeft gedaan. Een week later zijn veel details vervaagd.

U kunt nog een stap verder gaan door te kiezen voor automatische tools voor tijdsregistratie, zoals TiqTime, die u kunt koppelen aan kantoorsoftware zoals Legalsense. Hiermee worden e-mails en telefoongesprekken automatisch "gevangen" en geregistreerd.

2. Declaratieworkflow

Binnen juridische kantoorsoftware heeft u de mogelijkheid om een geautomatiseerde declaratieworkflow op te zetten. Hiermee wordt u volledig automatisch door het declaratieproces geleid. Deze workflow stelt een advocaat in staat om het "time to cash"-traject te starten zodra een dossier is afgerond (of zodra er tijd is geschreven voor een lopend dossier). Als een dossier bijvoorbeeld op 4 april wordt afgerond, begint het declaratieproces vaak pas op 1 mei. Dat betekent een verlies van 26 dagen. Als een advocaat direct klaar is en de declaratie meteen verstuurt, levert dat een aanzienlijk voordeel op qua time to cash.

3. Vastleggen van prijsafspraken

De advocatuur is een sector op zichzelf. Deze sector kent specifieke wet- en regelgeving en werkprocessen. Bovendien worden er vaak afwijkende prijsafspraken gemaakt, zoals vaste tarieven of andere voorwaarden. Het is handig om deze informatie in het dossier en de financiële administratie vast te leggen. Op die manier worden deze afspraken automatisch doorgevoerd en treedt er geen vertraging op in de betaling. Bovendien wordt er rekening gehouden met richtlijnen rondom privacy en compliance.

4. E-billing

Een belangrijk verschil tussen generieke software en advocatensoftware is dat juridische kantoorsoftware de mogelijkheid biedt om declaraties te exporteren naar digitale formaten zoals LEDES en Peppol. Dit heeft een positieve invloed op de time to cash, omdat facturen elektronisch worden uitgewisseld en worden ingelezen in de administratie van de cliënt.

5. Compliance

Time to cash omvat het gehele proces, van het aantrekken van (potentiële) cliënten tot het innen van betalingen. Onderdeel hiervan zijn compliance checks, zoals AML (Anti-Money Laundering) en andere verplichte controles. Een professionele AML-check draagt bij aan de kwaliteit van klantgegevens. Vaak ontstaan er discussies over facturen, niet omdat kantoren niet willen betalen, maar omdat de factuur van slechte kwaliteit is. Denk hierbij aan verkeerde contactgegevens, benamingen of adresgegevens. Wanneer dit goed georganiseerd is, onder andere met behulp van kantoorsoftware die compliance ondersteunt, neemt het aantal facturen dat op tijd betaald wordt toe.

6. Performance-overzichten, dashboards en Business Intelligence (BI)

Binnen juridische kantoorsoftware is het eenvoudig om relevante rapportages voor deze sector te genereren. Informatie zoals openstaand werk of declarabele uren per medewerker kan overzichtelijk in dashboards worden weergegeven. Ook kan er inzicht worden verkregen in hoe de ene sectie zich verhoudt tot de andere, of tussen partners onderling. Door koppeling met Business Intelligence-software kunt u nog dieper graven. Hierdoor kunt u gerichte vragen stellen om het werkproces te verbeteren en de time to cash te verkorten. Een goede analyse van data is alleen mogelijk met de juiste context. Juridische software zorgt voor een vliegende start.

7. Documentbeheer en klantrelatiebeheer

Er zijn verschillende goede documentbeheer- (DMS) en klantrelatiebeheersystemen (CRM) beschikbaar voor de advocatuur. Deze systemen bieden een specifiek werkproces en speciale beveiliging die aansluiten bij deze sector. Denk bijvoorbeeld aan het toekennen van specifieke toegangsrechten tot bepaalde dossiers of delen ervan binnen het DMS. In deze wereld draait alles om gevoelige informatie. De omgang met gegevens moet goed geregeld zijn. Het voordeel van juridische kantoorsoftware is dat u efficiënt en veilig documenten en e-mails kunt creëren en beheren. Een goede klantregistratie en documentatie leiden uiteindelijk tot een verbeterd en versneld werkproces, wat ook de time to cash ten goede komt. 

8. Veiligheid

Specifieke software voor advocatenkantoren voldoet aan strenge beveiligingseisen. Leveranciers zijn zich bewust van de branche waarin ze opereren. Dit betekent dat advocatenkantoren de garantie hebben dat de leveranciers (in de meeste gevallen) ISO-gecertificeerd zijn en hoge eisen stellen aan gegevensbeveiliging en datacenters. Een bruikbare en veilige applicatie betaalt zichzelf uiteindelijk terug.

9. SaaS (Software as a Service)

Door kantoorsoftware in een SaaS (cloud) omgeving te gebruiken, kun je overal werken. Dit maakt bijvoorbeeld tijdsregistratie onderweg mogelijk. Een moderne manier van werken, via een cloudwerkplek, draagt bij aan een verkorte time to cash.

De time to cash periode van advocatenkantoren kan aanzienlijk worden beïnvloed door de juiste kantoorsoftware te gebruiken. De hierboven genoemde negen aspecten, waaronder timers, declaratie workflows, prijsafspraken, e-billing, compliance, performance-overzichten, documentbeheer, veiligheid en SaaS, spelen allemaal een belangrijke rol bij het verkorten van de time to cash. Door te investeren in hoogwaardige juridische kantoorsoftware, zoals Legalsense, werken advocatenkantoren efficiënter, verbetert de kwaliteit van de dienstverlening en worden betalingen sneller geïnd. Het gebruik van gespecialiseerde software die is afgestemd op de specifieke behoeften van de advocatuur is daarom essentieel om een concurrentievoordeel te behalen in deze veeleisende en competitieve sector. 

Met de juiste tools en functionaliteiten kunnen advocatenkantoren hun time to cash periode optimaliseren en zich volledig richten op waar ze het beste in zijn: het verlenen van hoogwaardige juridische diensten aan hun cliënten.