RosholmDell Advokatbyrå grundades 2011 och är en svensk affärsjuridisk byrå med fyra kontor. Byråns fokus är att leverera högkvalitativ, användbar juridik. För det krävs att samtliga medarbetare kan lita på de interna mjukvarusystemen. Firman strävar efter att hålla sina processer LEAN, och valde därför nyligen att implementera Legalsense, ett helt molnbaserat verksamhetshanteringssystem med lättanvända alternativ för tidsregistrering, avancerade faktureringsmöjligheter och toppmoderna rapporteringsfunktioner.
Byråns VD, Jonas Axelson, deltog till viss del i implementeringsprojektet. "Vår gamla tidsrapporterings- och faktureringssystem var i desperat behov av att ersättas. Det krävde mycket underhåll, det var inte kostnadseffektivt, det hade inte tillräckligt med rapporteringsmöjligheter och det saknade funktioner för en enkel och digital faktureringsprocess, säger Jonas Axelson”
”Vi tittade på tre olika system som möjliga ersättare. Två av dessa var molnbaserade och det tredje krävde installation av programvarukomponenter lokalt. Vi undersökte noggrant vad alla tre erbjöd och vad de kunde göra och kom fram till att Legalsense skulle vara den bästa lösningen för vår firma: en helt molnbaserad lösning med en gynnsam licensstruktur och ett stort team som kan ge snabb och effektiv support.”
En av de främsta anledningarna till att byta system var att kunna registrera tid på ett enkelt sätt. Med Legalsense är detta nu en enkel process som gör det mycket enkelt att hålla koll på nedlagd tid och arbete. Inga fakturerbara timmar går förlorade. ”Det är enkelt att hålla koll på tiden,” berättar Jonas. ”Även nya använder behöver knappt någon utbildning. Användare vet vad de ska göra genom att bara titta på online-skärmen. När du svarar på ett e-postmeddelande sent på kvällen kan du öppna Legalsense-mobilappen och omedelbart registrera tiden. Mycket lättare än att behöva komma ihåg dagen efter. En annan funktion som jag gillar är att vi kan skicka automatiska påminnelser när kollegor har glömt att registrera tid dagen innan!”
Fakturering var en besvärlig process med RosholmDells förra verksamhetshanteringssystem. Jonas förklarar: ”Vi var tvungna att skriva ut alla våra fakturautkast och sedan skanna in dem för intern distribution via e-post. Behövde man ändra något började hela utskrifts- och skanningsprocessen om från början. Det var en mycket tidskrävande och frustrerande process som krävde att vi hittade en ny lösning. Med Legalsense är fakturering en smidig, lättanvänd och digital process som alla på samtliga fyra kontor anammade blixtsnabbt. Vi kan nu till och med skicka fakturor till våra kunder digitalt.”
Att ha förtroende för en mjukvarulösning är en sak. Men förtroendet för företaget och människorna bakom produkten är minst lika viktigt, enligt Jonas. "När vi började samarbeta med Legalsense insåg vi direkt att deras supportavdelning är väldigt lyhörd. De återkommer snabbt med svar och råd om vi stöter på några problem, och de har koll på allt. Legalsense är ett företag med stort engagemang för sina kunder och de är öppna för förslag på funktioner och förbättringar att inkludera i kommande versioner av produkten. Vi måste vara så effektiva som möjligt, både för oss själva och för våra klienter.”
