Declaratieworkflow in de advocatuur: sneller gecontroleerd declareren

Altijd duidelijk wie aan zet is

Een van de grootste frustraties in het declaratieproces is onduidelijkheid. Wie moet nog kijken? Is de declaratie al goedgekeurd? Waar blijft hij hangen? Met een workflow legt u vooraf vast welke stappen een declaratie doorloopt en wie per stap verantwoordelijk is. Zodra een stap is afgerond, gaat de declaratie automatisch door naar de volgende persoon.

U hoeft dus niet meer handmatig te mailen of te herinneren. Iedereen ziet zijn eigen taken en weet precies wat er van hem of haar verwacht wordt.

Kortere doorlooptijd, snellere declaratie

Omdat taken automatisch worden toegewezen en zichtbaar zijn, blijven declaraties minder snel liggen. Dit zorgt ervoor dat het hele proces soepeler verloopt. In plaats van dat een declaratie dagen of zelfs weken blijft hangen, wordt deze actief opgepakt. Dat betekent: sneller controleren, sneller goedkeuren en uiteindelijk sneller versturen naar de cliënt. En dat merkt u direct in uw liquiditeit.

Overzicht en transparantie in elke stap

Naast snelheid zorgt een workflow vooral voor rust en overzicht. U ziet altijd in welke fase een declaratie zich bevindt en wie op dat moment verantwoordelijk is. Daarnaast worden opmerkingen en wijzigingen per stap vastgelegd.

Daardoor kunt u altijd terugzien:

• wie wat heeft aangepast
• waarom een wijziging is gedaan
• hoe de declaratie er eerder uitzag

Geen losse e-mails of onduidelijke communicatie meer, maar één centrale plek waar alles samenkomt.

Extra controle waar het nodig is

Niet elke wijziging in een declaratie is even kritisch. Soms gaat het om kleine aanpassingen, soms om grotere correcties. Met de declaratieworkflow kunt u werken met drempelwaarden. Wordt een declaratie bijvoorbeeld boven een bepaald bedrag aangepast, dan kan automatisch een extra controle stap worden toegevoegd. Zo zorgt u dat belangrijke wijzigingen altijd de juiste aandacht krijgen, zonder dat u het proces onnodig zwaar maakt voor kleinere aanpassingen.

Volledig in te richten naar uw werkwijze

Geen enkel kantoor werkt hetzelfde. Daarom is de declaratieworkflow in Legalsense volledig flexibel in te richten. U bepaalt zelf:

• hoeveel stappen er zijn
• wie per stap verantwoordelijk is
• welke rollen betrokken zijn
• wanneer extra controles nodig zijn

Of u nu werkt met partners, accountmanagers of declaratieassistenten, de workflow sluit aan op uw bestaande proces in plaats van andersom.

Eenvoudig te activeren

De declaratieworkflow staat niet standaard aan, maar kan eenvoudig worden geactiveerd. Samen met onze support richt u het proces in op een manier die past bij uw kantoor. Zo weet u zeker dat u niet alleen een functionaliteit gebruikt, maar een werkwijze die echt werkt in de praktijk.

Meer weten?

Wilt u precies weten hoe de declaratieworkflow werkt en welke mogelijkheden er zijn binnen de inrichting? In de kennisbank vindt u een uitgebreide uitleg van alle opties en instellingen.

Benieuwd hoe de declaratieworkflow er voor uw kantoor uit zou kunnen zien? Boek hier uw gratis demo.