Uw declaratie is verstuurd. Wat gebeurt er daarna?

Met de koppeling tussen Legalsense en Payt wordt dit volledige traject grotendeels geautomatiseerd, zonder dat u de regie over het contact met uw cliënt verliest. Zodra een declaratie in Legalsense is afgerond en definitief gemaakt, draagt Legalsense deze automatisch over aan Payt. Payt verzorgt vervolgens de opvolging tot en met de uiteindelijke betaling. Van de eerste verzending tot een eventuele overdracht aan een deurwaarder: iedere stap sluit op de vorige aan en verloopt volgens het schema dat u zelf instelt.

Van verzending naar automatische opvolging

Zodra een declaratie in Legalsense is afgerond en definitief gemaakt, draagt Legalsense deze automatisch over aan Payt. Een handmatige export, upload of nabewerking is niet nodig. Payt verstuurt de declaratie vervolgens rechtstreeks naar uw cliënt.

Desgewenst wordt een online betaallink toegevoegd, zodat uw cliënt direct kan betalen, bijvoorbeeld via iDEAL. Daarnaast ondersteunt Legalsense gangbare e-facturatiestandaarden zoals Peppol en UBL, wanneer uw cliënt die vereist. Blijft betaling binnen de afgesproken termijn uit, dan neemt Payt de opvolging over. Het proces verloopt vervolgens als volgt:

• Payt verstuurt automatisch herinneringen en aanmaningen volgens het schema dat u heeft ingericht.
• Uw cliënt kan via een eigen klantportaal reageren, een betalingsregeling treffen of in termijnen betalen.
• In het dashboard ziet u dagelijks of een declaratie is verzonden, herinnerd, in overleg of betaald.
• Blijft betaling uit, dan kunt u het dossier met één klik vanuit Payt overdragen aan een externe incassopartner.

Zo wordt iedere openstaande declaratie consistent opgevolgd, zonder dat uw fee earners of financiële administratie hier zelf achteraan hoeven. Tegelijkertijd blijft het contact met uw cliënt persoonlijk en voorkomt u onnodige escalatie.

Automatisering, zonder de controle te verliezen

Hoewel Payt een groot deel van de opvolging overneemt, bepaalt uw kantoor zelf hoe het proces wordt ingericht. U houdt onder meer controle over:

• Schema en frequentie: wanneer en hoe vaak herinneringen en aanmaningen worden verstuurd.
• Toon en huisstijl: elk bericht aan uw cliënt verloopt in uw eigen huisstijl en gewenste toon.
• Rollen en rechten: per medewerker stelt u in wie toegang heeft tot welke debiteurcategorieën.

Ook de overdracht aan een externe incassopartner gebeurt uitsluitend op uw initiatief. U bepaalt dus zelf op welk moment een dossier daadwerkelijk wordt geëscaleerd.

Automatisering, zonder de controle te verliezen

Hoewel het proces grotendeels automatisch verloopt, blijft uw kantoor bepalen hoe de opvolging wordt ingericht. U stelt zelf vast wanneer en hoe vaak herinneringen en aanmaningen worden verstuurd. Elk bericht aan uw cliënt verloopt in uw eigen huisstijl en gewenste toon. Ook kunt u per medewerker instellen wie toegang heeft tot welke debiteurcategorieën.

De koppeling combineert zo automatische opvolging met dagelijkse controle. U ziet waar elke declaratie staat en grijpt zelf in wanneer dat nodig is.

Onderdeel tijdens de inrichting van Legalsense

De koppeling met Payt komt eventueel aan bod tijdens de inrichting van uw Legalsense-omgeving. Samen met uw implementatieconsultant bepaalt u of geautomatiseerd debiteurenbeheer waardevol is voor uw kantoor. Wanneer dat het geval is, richten we de koppeling desgewenst direct mee in, naast uw overige boekhoud- en documentkoppelingen.

Het resultaat is een consistente, professionele opvolging van iedere declaratie, van verzending tot betaling. Uw team hoeft declaraties niet meer zelf op te volgen en handmatig te herinneren, terwijl u dagelijks inzicht houdt en zelf ingrijpt wanneer dat nodig is.

Bekijk het volledige declaratieproces

In het volledige overzicht leest u per fase hoe de koppeling tussen Legalsense en Payt werkt en welke keuzes uw kantoor zelf blijft maken.

Benieuwd de koppeling Legalsense/Payt bij uw kantoor past?

Neem gerust contact met ons op om uw situatie en mogelijkheden te bespreken.