Internationaal praktijkmanagement software voor de advocatuur kiezen, waar let u op?

Het aantal leveranciers dat, net als Legalsense, een internationaal inzetbaar PMS voor de advocatuur aanbiedt, groeit.  Ondanks het feit dat deze advocaten software applicaties voor ieder kantoor inzetbaar zijn, kent het selecteren van een internationale PMS applicatie ook uitdagingen. Daarover hieronder, aan de hand van drie aandachtspunten, meer.

Hoe spannend is het om een internationale leverancier voor advocaten software te kiezen?

Legalsense is in meerdere taalversies beschikbaar en ondersteunt diverse processen. Kantoren door heel Europa gebruiken het met veel plezier. Toch komt het weleens voor dat een land een specifiek werkproces heeft of handeling kent, waarvoor de Legalsense software moet worden aangepast. Dat is geen probleem en zo kent ieder land andere boekhoudprogramma’s en verplichtingen. Veel kantoren werken op dezelfde manier en toch zijn er altijd uitzonderingen. Kantoren vinden het hierdoor spannend om een internationale leverancier te selecteren, maar hoe terecht is dit?

Kiest u voor een serieuze internationale partij dan hoeft dit niet spannender te zijn dan het selecteren van een lokale leverancier. Wel is het belangrijk dat u een goed gevoel heeft bij onderstaande drie punten.

Drie aandachtspunten bij het selecteren van een internationale PMS applicatie

1. Vertrouwen in Integraties

Zorg dat u er vertrouwen in heeft dat alle relevante leveranciers op één lijn zitten met de nieuwe PMS-leverancier en dat alle noodzakelijke applicaties worden doorgenomen. Zo worden in Italië bijna alle declaraties via een e-billing systeem van de overheid verstuurd. In Duitsland dienen BTW rapportages door systemen te gaan die zijn gecertificeerd door specifieke Duitse instanties. Zorg dat u al deze koppelingen in kaart brengt en goed doorspreekt. Het is belangrijk dat u het gevoel heeft dat de PMS leverancier u, uw praktijk en de lokale wet- en regelgeving begrijpt.

2. De internationale business sense van de PMS leverancier

Probeer goed te doorgronden of de internationale PMS leverancier daadwerkelijk breder denkt en ontwikkelt dan het land van herkomst. Vraag vooral naar voorbeelden en referenties. Vergeet ook niet na te gaan hoe de supportdesk is ingeregeld qua taal en bereikbaarheid.  

3. Locatie van de data en mate van beveiliging

Staat uw data in de cloud binnen Europa, dan zijn leveranciers allemaal gebonden aan EU-regels. Wees kritisch over de veiligheidsnormen en richtlijnen van de leverancier. Bespreek de security en vraag naar bewijzen zoals een ISO certificering op informatiebeveiliging, zowel van de PMS leveranciers als de eventuele hosting partij waarmee wordt samengewerkt.

De meerwaarde

U zult vast uw redenen hebben om ook internationale PMS-applicaties op uw long- of shortlist te zetten. Kiest u voor een applicatie zoals Legalsense in een best of breed omgeving, dan is de kans groot dat er een mix tussen lokale en internationale applicaties ontstaat. Zie het als een kans waarbij u profiteert van specifieke, internationaal bewezen systemen die u koppelt met nationaal goed aangeschreven en/of met nationaal verplichte applicaties. Twijfelt u, bespreek dan de mogelijkheid voor een Proof of Concept, waarin u een tijdje de nieuwe werkomgeving test.