Het declaratieproces efficiënter monitoren: hoe doet u dat?

Sensemaker februari

Het declaratieproces is voor veel kantoren een blok aan het been. Hoe het ook anders – vooral makkelijker en sneller kan – vertellen wij u in dit artikel.

Veel declaraties kunnen niet direct aan de client worden doorgezet omdat ze nog een controle behoeven. In het geval van de grotere kantoren moet een declaratie soms wel langs verschillende verantwoordelijken. Dit zorgt voor een vertraging, waardoor de ‘time to cash’ (de tijd tussen cliënt intake tot het ontvangen en registreren van betalingen) langer wordt. Door het simpel automatiseren van de declaratie workflow behaalt u direct voordeel. Ook kantoren waarbij veel op afstand wordt gewerkt, kunnen door hun flow te automatiseren, tijdswinst behalen en overzicht behouden.

Snelle accordering

Door de flow te automatiseren, kunnen declaraties digitaal en snel worden doorgezet voor accordering. Eventuele opmerkingen worden geregistreerd. Deze notities kunnen in de geschiedenis worden geraadpleegd om na te gaan wat er op de declaratie is gebeurd. Daarnaast kunnen er bulk acties uitgevoerd worden. Wat ik daarmee bedoel is dat de taken bijvoorbeeld in bulk kunnen worden goedgekeurd of worden overgezet naar een andere gebruiker. Wanneer dit handig is? Als de verantwoordelijke bijvoorbeeld ziek of op vakantie is. De verantwoordelijke heeft daarbij een overzicht van de openstaande taken. Ook is het mogelijk om reminders te sturen als er niet tijdig terugkoppeling wordt gegeven.

Hoe schakelt u de declaratie workflow in?

Het antwoord is heel simpel: dat doen wij voor u. U kunt hiervoor contact opnemen met de support afdeling. Wanneer de functie is geactiveerd, ziet u direct bij het opstellen van een declaratie de flow (bovenaan de declaratie). Zie onderstaande afbeelding.

De betreffende gebruiker kan verschillende acties uitzetten: 

• Goedkeuren.
• Doorschuiven (bijvoorbeeld naar een andere advocaat die ook aan het dossier heeft gewerkt).
• Later declareren.
• Geschiedenis (mogelijkheid om inzicht te krijgen in de eerdere mutaties en opmerkingen).

Voordelen van de declaratie workflow

Door het activeren van de declaratie workflow profiteert u direct van diverse voordelen.

• De overdracht vindt snel plaats, doordat alle opmerkingen en mutaties in de ‘geschiedenis’ terug te vinden zijn.
• De taken worden snel overgezet bij afwezigheid van een verantwoordelijke.
  Er is een handig overzicht van alle openstaande taken, waarop makkelijk kan worden gefilterd.
• De kans op een correctie op een declaratie of gemiste posten is minimaal, doordat deze door verschillende gebruikers wordt gecontroleerd.

Extra controlestap toevoegen

Daarnaast kent de declaratie workflow nog een mooi pluspunt. Het is namelijk mogelijk om, naast de verantwoordelijke advocaten en de financiële administratie, ook een extra controlestap toe te voegen. Dit doet u door in de instellingen een drempelwaarde toe te voegen voor mutaties. Bij wijzigingen van een bepaald bedrag of percentage kan de controle ook worden doorgezet naar de leidinggevende van een praktijkgroep of sectie. Mocht daar verschil in zitten, dan kan de relevante verantwoordelijke worden ingesteld op basis van de verantwoordelijke in het declaratieproces of de verantwoordelijke advocaat in het dossier.

Bent u nieuwsgierig naar de mogelijkheden van de declaratie workflow? Bekijk dan het webinar over deze handige feature in Legalsense advocaten software: https://support.legalsense.nl/hc/nl/articles/360014210460-Video-Webinar-declaratieworkflow