Hoe kan mijn kantoor makkelijk tijd (gedeeltelijk) afboeken zonder dat dit effect heeft op het aantal geschreven uren?

Sensemaker Mei

Binnen Legalsense is het mogelijk om uren af te boeken. Het probleem dat hierbij ontstaat is dat de tijdschrijver deze uren wel heeft gemaakt, waardoor de urenverantwoording een vertekend beeld kan geven. In dit artikel geef ik hiervoor een oplossing.

Een voorbeeld

U boekt tijd af door die te markeren als niet declarabel, of door de tijd in de basis te wijzigen door er minder minuten van te maken. Stel, een tijdschrijver moet per dag 8 uur verantwoorden, declarabel of niet declarabel. Het kan voorkomen dat de financiële afdeling ervoor kiest om van bijvoorbeeld 2 uur geschreven tijd, maar 1 uur door te belasten aan de cliënt. Mocht de financiële afdeling dit doen door de tijdregel te wijzigen van 2 naar 1 uur, komt de tijdschrijver 1 uur te kort voor zijn urennorm.

Wat is de oplossing?

Het antwoord op deze vraag is om gebruik te maken van de functionaliteit “Gedeeltelijk afboeken”. Door deze functie worden bij een tijdregel de velden ‘geschreven tijd’ en ‘declarabele tijd’ beschikbaar. Dit maakt het mogelijk om van bijvoorbeeld een tijdregel van 2 uur, de declarabele tijd te wijzigen naar 1 uur. Deze functie is instelbaar bij zowel het bewerken van de tijd, als bij het bewerken van de tijd op concept declaraties. Maakt u gebruik van de declaratie workflow? Dan is een ‘best practice’ om het voor tijdschrijvers alleen mogelijk te maken om op een concept declaratie de declarabele uren te wijzigen. Hierdoor blijven de geschreven (gewerkte) uren intact, maar hebben uw tijdschrijvers toch de vrijheid om te kiezen of ze de uren doorbelasten richting de cliënt.

De meerwaarde hiervan is dat u een uitgebreider beeld krijgt van hoeveel tijd er wordt geschreven en hoeveel er wordt doorbelast. Doordat er op deze wijze ook kan worden gerapporteerd op geschreven tijd, moedigt het de tijdschrijvers aan om al hun uren te registeren, in plaats van alleen de uren waarvan ze vinden dat deze moeten worden doorbelast. Een ander voordeel is de gebruiksvriendelijkheid van het gedeeltelijk afboeken van een tijdregel zelf. Doordat de declarabele minuten los van de geschreven minuten te bewerken zijn, is het bij een gedeeltelijke afboeking van één tijdregel niet meer nodig om tijdregels te splitsen of kopiëren.

Een aandachtspunt

Let wel op dat zodra deze functie wordt ingeschakeld, deze niet meer kan worden uitgeschakeld. Wilt u als kantoor hiervan gebruikmaken, dan kunt u contact opnemen met onze supportdesk. We geven graag advies over hoe u deze functionaliteit het beste binnen uw kantoor kunt inzetten. Samen bespreken we bijvoorbeeld: wie mag wanneer, waar en wat wijzigen aan de geschreven/declarabele tijd etc.

Meer informatie

Meer informatie hierover vindt u op onze support kennisbank: https://support.legalsense.nl/hc/nl/articles/5716483455762-Release-22-05-mei-2022