Hekkelman speelt kort op de bal

‘Gaan we het huidige praktijkmanagementsysteem aanhouden (en daarvoor de IT-omgeving upgraden) of kijken we uit naar een nieuwe oplossing?’

Dat was één van de belangrijkste vraagstukken waarmee Marco Dooijes als net aangetreden IT-manager bij Hekkelman in 2020 aan de slag mocht.

‘Het toenmalige praktijkmanagementsysteem draaide op een server die niet meer werd ondersteund,’ zo vertelt Marco. ‘Wat daarbij kwam kijken was dat ook niet alle functies van deze applicatie aansloten bij de hedendaagse wensen van ons kantoor.’ Dit waren voor Hekkelman cruciale redenen om uit te kijken naar alternatieve praktijkmanagementsystemen. Marco startte een marktonderzoek. Vanuit een longlist maakte hij een shortlist met daarop drie smaken die het beste bij het kantoor leken te passen, waaronder de bestaande oplossing én Legalsense.

‘Wat bleek uiteindelijk in de praktijk? Iedereen was meteen verkocht.’

Niet meer, niet minder

Marco: ‘Het destijds gebruikte praktijkmanagementsysteem vroeg veel maatwerk om het precies zo te krijgen als wij wilden. Terwijl onze eisen vooral waren dat het systeem in de basis gebruikersvriendelijk, toegankelijk en ‘to the point’ moest zijn. Daarmee bedoel ik dat de gebruiker precies die informatie moet krijgen die hij nodig heeft. Niet meer en niet minder.’

Legalsense sloot helemaal aan bij onze eisen en de keuze was uiteindelijk simpel. Na de officiële goedkeuring werd gekozen om live te gaan met urenschrijven en het invoeren van cliënten en dossiers. Sommige medewerkers zagen daar tegenop. Zo hielden enkele advocaten hun uren nog altijd bij op papier. Deze werkwijze aanpassen naar een digitale manier van werken, voelde voor sommigen als een uitdaging. Bij de ingebruikname van Legalsense bleek het erg mee te vallen en waren deze advocaten zeer te spreken over het gemak waarmee ze hun uren kunnen registreren.

‘Gelukkig zagen we enige weerstand wel aankomen en pakten we dit project aan als een ‘veranderingstraject.’ We hebben mensen vanaf het prille begin meegenomen. Wat bleek uiteindelijk in de praktijk? Iedereen was meteen verkocht.’

Opbouwen als een huis

Marco vertelt dat hij een IT-omgeving van een advocatenkantoor ziet als een huis. Het fundament is de IT-infrastructuur. De laag die daarop komt is de praktijkmanagement (PMS) ‘etage’, gevolgd door de kwaliteitslaag, denk aan een documentmanagementsysteem.’ Door een digitale kantooromgeving in lagen te bekijken, ben je in staat voor iedere afdeling een specialistische oplossing in huis te halen, zoals Legalsense voor de PMS laag. Dat noem je dus ook wel een best-of-breed omgeving. ‘Binnen de PMS ‘etage’ valt voor ons het declareren, rapporteren, tijdschrijven en dossierbeheer, waaronder ook de hele financiële administratie. Deze ‘etage’ hebben we ingekleurd met onder andere Legalsense en Twinfield.

Om een stabiel huis te bouwen heeft binnen Hekkelman de ‘PMS laag’ volledige aandacht gekregen. Zo stelde Marco een stuurgroep samen met een MT-lid, de kantoormanager, een advocaat en de financieel manager. Samen hebben zij invulling en richting aan dit project gegeven. ‘Legalsense is een breed gedragen keuze en uiteindelijk een breed geaccepteerde tool. Het biedt meerwaarde door naadloos aan te sluiten bij het werkproces van de advocaat en secretaresse.’

‘Een minpuntje was er ook hoor’, zo lacht Marco, ‘Er was nog geen koppeling met iManage. Gelukkig liet Legalsense ook hier haar toewijding zien en zorgde zij ervoor dat deze koppeling er in goed overleg kwam.’

Efficiënter en effectiever declareren

Deze implementatie was zoals verwacht geen ‘walk in the park’. Het vergt veel van een kantoor en dat doe je niet even in je uppie. ‘Je neemt besluiten die over processen gaan, dat kost tijd en energie. Mijn tip aan andere kantoren is dan ook: wees je daarvan bewust. Ben je hierop voorbereid dan kun je echt een professionaliseringsslag maken. Zo worden dossiers binnen ons kantoor nu altijd centraal en uniform aangemaakt. Ook zitten we nu binnen het financiële proces korter op de bal. We zijn af van de papieren en mondelinge wijzigingen in het declaratieproces. We hebben nu, op deze digitale wijze, op een efficiëntere en effectievere manier het declaratievoorstel bij de advocaat. Ook is de vastlegging van wijzigingen op de declaratie nu beter geborgd.

Legalsense heeft ons niet alleen flexibiliteit gebracht (zo zijn er wel vier of vijf manieren om uren te schrijven), maar ook snelheid. Geloof me, dat scheelt zoveel frustratie bij de gebruikers.’