Met de vorige praktijkmanagement applicatie stond Kneppelhout voor een aantal uitdagingen, zoals beperkte integratiemogelijkheden en rapportagefuncties. De overstap naar Legalsense bleek de oplossing voor actueel managementinzicht. De integratie met DMSforLegal zorgt daarbij voor een vloeiend geheel en een geoptimaliseerd werkproces. Een praatje met René de Ruiter, financieel directeur bij Kneppelhout, over zijn ervaringen.
Weg van de grenzen van all-in-one
Toen de vorige all-in-one oplossing van Kneppelhout niet meer voor, maar tegen hen begon te werken, werd het tijd om de zoektocht naar een nieuwe toepassing te starten. Dat pakket voldeed niet aan de toekomstige ICT-wensen en specifieke behoeften, zoals die van René op het gebied van managementrapportages. ‘De hoogste tijd om om ons heen te gaan kijken.’
‘We willen puur datgene wat we doen, ook écht goed doen. Legalsense liet zien dat dat mogelijk was.’
De zoektocht naar een passende oplossing leidde Kneppelhout al snel naar Legalsense. De ervaringen van collega-kantoren, zoals die uit het samenwerkingsverband Netlaw, versterkten het positieve beeld. ‘We zochten naar een echt goed werkend en intuïtief kantoormanagementsysteem, zonder te veel functies die alleen maar voor afleiding zorgen. We willen puur datgene wat we doen, ook écht goed doen. Legalsense liet zien dat dat mogelijk was.’
Voor René was het van belang dat Legalsense een goede koppeling met een professioneel boekhoudsysteem had. ‘Het aan elkaar knopen van applicaties kan een bron van frustratie zijn. Dat wilden we uiteraard voorkomen.’ Legalsense toonde en bewees in de praktijk dat de integratie met Twinfield naadloos werkt. Zelfs nieuwe medewerkers hadden geen uitgebreide instructies nodig, omdat de software en de koppeling met Twinfield zo intuïtief in gebruik is.
Daarnaast was en is het contact met Legalsense buitengewoon goed, zo vertelt René. ‘Het team van Legalsense is in de afgelopen jaren gegroeid, maar dat merk je niet terug in de klantvriendelijkheid en service. Is er eens een probleem dan wordt het steevast binnen een dag opgelost. Ook wordt er stevig doorontwikkeld, iedere maand komt er wel een automatische update in onder andere de rapportagemodule voorbij.’
Van dashboard naar declaraties
Kneppelhout waardeert Legalsense niet alleen om zijn functionaliteiten, maar ook om de diepgaande inzichten die de software biedt. Het kantoor gebruikt de rapportages voor onder andere de productiviteitscijfers, zoals urenproductie ten opzichte van targets, op diverse niveaus binnen het kantoor. Het dashboard geeft bijvoorbeeld een visuele weergave van de grootste cliënten en dossiers, waardoor het management snel en effectief beslissingen kan nemen.
Legalsense heeft ook het declaratieproces van Kneppelhout bijgeschaafd. De overstap naar volledig digitaal declareren was soms voor de gebruikers een uitdaging, maar Legalsense maakt dit proces soepel. ‘Al houden we het voor sommige advocaten nog zoals het was,’ aldus René met een knipoog. ‘Fijn dat die flexibiliteit er is.’ Het resultaat: een aanzienlijke verbetering in efficiëntie met minder papierwerk en een verbeterde time to cash.
‘We zien een migratie als een uitgesproken kans om op te schonen. Door deze positieve benadering en vakkundige ondersteuning, hebben we deze migratie nooit als iets negatiefs ervaren.’
Integratie Legalsense met DMSforLegal
De integratie van Legalsense met DMSforLegal van Epona was cruciaal voor Kneppelhout. Het zorgt ervoor dat dossiers en onderliggende documenten vanuit Outlook beschikbaar zijn. De communicatie tussen beide leveranciers verloopt alsof het één bedrijf is. ‘We wisten al van collega-kantoren dat de integratie tussen Legalsense en DMSforLegal een meerwaarde is, maar nu ervaren we het ook zelf in de praktijk.’
Vragen we René of er geen migratiestress was, antwoordt hij: ‘We zien een migratie als een uitgesproken kans om op te schonen. Door de positieve benadering en vakkundige ondersteuning, hebben we deze migratie nooit als iets negatiefs ervaren. De overstap van het oude systeem naar Legalsense verliep vlekkeloos. Dat geldt overigens ook voor de migratie van het oude DMS naar DMSforLegal. Die horrorverhalen die we allemaal kennen gingen hier totaal niet op.’
Nu nog hoort René nooit iets negatiefs over het gebruik van Legalsense, zowel niet van advocaten als van het ondersteunend personeel. ‘Dat is in deze wereld een compliment.’ Hij vervolgt: ‘En als ons team prettig werkt, dan merken onze cliënten dat ook.’ Kortom, Legalsense heeft Kneppelhout geholpen bij het verkrijgen van actueel inzicht in hun bedrijfsvoering en heeft een solide basis gelegd voor verdere groei en efficiëntie.
