Het vorige systeem faciliteerde de ambities van Hoens & Souren Advocaten niet langer. De applicatie was langzaam, miste overzicht en werkte niet samen met Microsoft 365. ‘Dat botste met onze visie, waarbij we een volledige cloud omgeving nastreven,’ zo vertelt Pierre van Voorst, advocaat en partner.
Alternatief in de cloud
‘Onze server hebben we al lang geleden de deur uit gereden. De enige reden dat we nog hardware op kantoor hebben, is omdat medewerkers het nog te gezellig vinden op kantoor. Naast thuis en onderweg, schuiven zij nog graag hier aan.’ Flexwerken is binnen dit kantoor de norm. Dat wordt mogelijk gemaakt doordat de hele omgeving in de cloud draait, inclusief alle applicaties. ‘Omdat we ook onze financiële en dossieradministratie online wilden, keken we uit naar een alternatief.’
Het kantoor testte een Deense applicatie, maar was niet overtuigd. ‘Enkele kantoorgenoten en ikzelf kenden Legalsense al. We hoorden ook goede verhalen van collega-kantoren. De hoogste tijd om Legalsense uit te nodigen.’ Pierre vertelt dat Legalsense uitblonk door de snelheid, overzichtelijkheid en uitgebreide mogelijkheden.
Rapportages
Inmiddels is Legalsense in gebruik genomen en hoort Pierre binnen kantoor goede geluiden. ‘Vooral de eenvoud van het programma en het intuïtieve gebruik spreekt ons aan. Het zit strak in elkaar en het is altijd duidelijk welke data waar vandaan komt. Ook is het handig dat het declaratieproces helemaal digitaal en gestroomlijnd is. We zetten een paar vinkjes en de facturen zijn verstuurd. Al had dat als enige wat voeten in de aarde, doordat we van financieel systeem moesten wisselen. Onze boekhouder moest even aan deze verandering wennen, maar ook dat gaat inmiddels goed.’
Met de uitgebreide opties, zoals rapportages, gaat het kantoor binnenkort aan de slag. Het kantoor krijgt dan eenvoudig inzicht in de onderhanden werk positie, de behaalde en verwachte resultaten, openstaande declaraties, omzet per sectie etc.
Faillissementspraktijk ondersteunen
Het kantoor kent een grote faillissementspraktijk. Faillissementen kennen wat meer onzekerheden en regelgeving. ’Het is fijn dat hier binnen Legalsense flexibel mee wordt omgegaan, zoals dat we eenvoudig de uren kunnen waarderen. We hebben binnen faillissementen liever te maken met een positieve verrassing dan met een tegenvaller.’
Als ander voordeel noemt Pierre het tijdschrijven. Hij somt kleine handigheden op zoals het vastzetten van dossiers en verrichtingen en het onderweg registreren van je tijd. ‘Kleine dingen maken echt het verschil en Legalsense heeft daarover goed nagedacht.’ Op de planning staat, naast de rapportages, het invoeren van een document management systeem. ‘Deze invoering gaat makkelijker nu we Legalsense hebben. We kijken sowieso altijd uit naar tools die repeterend werk door automatisering kunnen wegnemen. Ik vind dat ieder kantoor dat moet doen. ICT kan ons werk makkelijker maken, zoals de simpele toepassing van AI in bijvoorbeeld het automatisch opbergen van mails in Outlook. Meedenkende applicaties, daar houden we van. En Legalsense is daar een van.’
