Hoe Pierstone 50% tijd bespaart op declaratiebeheer

Pierstone is een Belgisch advocatenkantoor dat deel uitmaakt van een internationale alliantie met vestigingen in Praag en Londen. Het kantoor telt ongeveer vijftien advocaten, gespecialiseerd in intellectueel eigendom, IT, auteursrecht en gegevensbescherming. Voorheen nam het maandelijkse declaratieproces bijna een week in beslag. Niet vanwege de complexiteit van het werk, maar door de vele handmatige stappen. Declaraties werden dossier voor dossier opgesteld, verschotten werden pas aan het einde van de maand verwerkt en de controle door advocaten zorgde voor extra vertraging.

Lees tijd 2 min

13 oktober 2026

Door Legalsense

Een declaratiecyclus van bijna een week

Als projectmanager is Alex Hunter onder meer verantwoordelijk voor het declaratieproces, financiën, HR en recruitment. Alleen al het voorbereiden van de declaraties kostte ongeveer twee werkdagen per maand. Door de daaropvolgende controle door advocaten liep het volledige proces op tot bijna een week. Ook het verwerken van verschotten vergde veel handmatig werk. Hoewel deze kosten werden bijgehouden, moesten ze in het oude systeem afzonderlijk aan declaraties worden toegevoegd. Daarnaast kon de volgorde van declaratienummers verstoord raken wanneer conceptdeclaraties op goedkeuring wachtten.

Met Legalsense worden verschotten direct op het juiste dossier geregistreerd. Daardoor zijn ze automatisch beschikbaar bij het opstellen van de declaratie.

Tegelijkertijd kwam de verplichte e-facturatie via Peppol in België steeds dichterbij. Voor Pierstone was dit een extra aanleiding om niet alleen naar de nieuwe verplichtingen te kijken, maar het volledige declaratieproces te verbeteren.

Een goed voorbereide implementatie

De overstap naar een nieuw praktijkmanagementsysteem vraagt om een zorgvuldige aanpak. Het systeem ondersteunt immers een groot deel van de dagelijkse werkzaamheden binnen het kantoor. Alex fungeerde tijdens de implementatie als centraal aanspreekpunt voor de planning, datamigratie, controles en trainingen. In meerdere migratierondes werden de overgezette gegevens vergeleken met die uit het oude systeem om de juistheid ervan te controleren.

De trainingen voor de financiële afdeling en advocaten werden afzonderlijk georganiseerd, zodat iedere groep zich kon richten op de voor hen relevante werkzaamheden. Na een kleine aanpassing in de planning ging Pierstone live met Legalsense. Binnen enkele weken maakte het systeem deel uit van de dagelijkse werkwijze.

Direct resultaat bij de eerste declaratieronde

De voordelen werden vrijwel direct zichtbaar. Waar Alex voorheen declaraties dossier voor dossier moest opstellen, kan hij met Legalsense in één keer conceptdeclaraties voor een volledige declaratieperiode genereren. Hierdoor is de tijd die nodig is voor de administratieve verwerking met ongeveer 50% afgenomen.

"Het kost nu waarschijnlijk de helft van de tijd die het vroeger kostte, vooral als het gaat om het opstellen van de declaraties."
— Alex Hunter, projectmanager bij Pierstone

Ook het verwerken van verschotten verloopt eenvoudiger. Kosten worden direct bij het betreffende dossier vastgelegd, in plaats van aan het einde van de maand handmatig te worden verzameld. Daarnaast worden declaratienummers pas toegekend wanneer een declaratie daadwerkelijk wordt verzonden. Zo blijft de nummering chronologisch. Een ander belangrijk voordeel is het verbeterde inzicht. Legalsense biedt een actueel overzicht van geregistreerde uren en de status van declaraties. Hierdoor is direct zichtbaar welke werkzaamheden nog gedeclareerd moeten worden, zonder dat dit handmatig hoeft te worden bijgehouden.

Klaar voor Peppol en verdere digitalisering

Bij de keuze voor Legalsense hield Pierstone vanaf het begin rekening met de komst van verplichte e-facturatie in België. Via de koppeling met eConnect verstuurt het kantoor inmiddels elektronische facturen in XML-formaat via het Peppol-netwerk. Volgens Pierstone verliep dit proces na de inrichting eenvoudig. De mogelijkheid om daarnaast PDF-versies per e-mail te versturen, staat nog op de planning.

Ook werkt het kantoor aan de implementatie van Epona als documentmanagementsysteem. Daarmee bouwt Pierstone verder aan een geïntegreerde IT-omgeving waarin dossierbeheer, documentmanagement en financiële processen op elkaar aansluiten.

Alex kijkt positief terug op de overstap, maar benadrukt ook het belang van voldoende interne kennis:

"Ik denk dat ik Legalsense zeker zou aanbevelen. Je hebt wel iemand nodig die het systeem echt goed kent, omdat het een geavanceerd platform is, maar voor mijn werkzaamheden is het ontzettend handig."

Belangrijkste resultaten: