‘Koudwatervrees werd warm bad’

Advocatenkantoor Van Doorne bekeek jaren terug al eens de optie om de overstap naar Exact te maken. Destijds overheerste de angst voor de gevolgen van een migratie. Na een wisseling van het bestuur, en het opnieuw op de agenda zetten van de financiële systemen, werd de knoop alsnog doorgehakt. Het kantoor koos voor Exact samen met Legalsense in een best-of-breed omgeving. ‘De koudwatervrees die er in eerste instantie heerste, maakte al snel plaats voor een warm bad', aldus Marga Terlien (Manager Finance).

Het is feest

De dag dat we Hantzen Blom (extern projectmanager), Marga Terlien en Emile Raveling (Senior Zakenbeheerder) spreken, bevindt dit drietal zich in een opperbeste stemming. Dat komt doordat deze middag het succes van de migratie naar Legalsense intern wordt gevierd: met bubbels en hapjes. We vragen dit enthousiaste gezelschap naar de valkuilen en het succes van dit omvangrijke project. Een onderneming die niet alleen een migratie van het oude financiële systeem naar Legalsense inhield, maar ook ingebruikname van Exact Financials en S4Dunning.

Soepel verloop complex project: het geheim

De aanleiding om de overstap alsnog te maken, was dat het huidige systeem te omslachtig was. Btw-aangiften gingen niet automatisch, rapportages maken kostte veel tijd en er waren diverse systeemproblemen. Met een upgrade van de huidige software alleen was het kantoor er niet. Om de software aan te passen aan de werkwijze moest er veel maatwerk komen. Marga: ‘Dat was het moment om eens goed naar alternatieven te kijken. Omdat we de markt goed wilden vergelijken, kwam Legalsense op de longlist, naast negen andere opties. Op basis van onze gewenste functionaliteiten kwamen we vrij snel tot een shortlist van drie aanbieders. Hiervoor schreven we een Request For Proposal uit, om te achterhalen wat de verschillende systemen precies in huis hadden.’ Hantzen: ‘Dat Legalsense een Nederlandse partij is, en een SaaS-oplossing heeft, werkte sterk in haar voordeel. Cloud was namelijk een randvoorwaarde.’

‘We moesten af van de vele handelingen om een dossier aan te maken. Eenvoud was het sleutelwoord.’

Om de overgebleven partijen kritisch te vergelijken, werd een wensen- en eisenlijst opgesteld. De input van Emile was hierbij van wezenlijk belang. Zelf zegt hij hierover: ‘We wilden af van een papieren declaratieronde van dagen. Niet alleen zorgde dat voor vertraging en frustratie, maar ook voor fouten aangezien niet alle handschriften goed te lezen waren. We wilden een systeem waarin advocaten zelf eenvoudig conceptnota’s bewerken, zodat ruis kan worden voorkomen. Daarbij wilde ik graag het hele facturatieproces digitaliseren en professionaliseren.’ Marga: ‘Ook wilden we eenvoud voor alle gebruikers. We moesten af van de vele handelingen om een dossier aan te maken.'

Hantzen: ‘Uiteindelijk hadden we een lijst met gewenste functionaliteiten. Deze lijst bestond uit wel honderd aandachtspunten die allemaal onderdeel werden van de Proof of Concept (POC). Mede op basis van deze eisen, en de beloften van Legalsense deze in te willigen, ging Van Doorne met Legalsense in zee.'

‘We gebruikten de POC niet alleen om te testen, maar ook om de livegang voor te bereiden.’

Emile: ‘Geloof me, Legalsense heeft waargemaakt wat ze gezegd heeft. Dit kan in mijn ogen alleen maar beter worden, aangezien we recentelijk ook de declaratie workflow in gebruik hebben genomen. ‘

Proof of concept fase

Dit complexe project is nagenoeg probleemloos verlopen, door onder andere de uitgebreide POC. Aan de basis van deze POC stond een projectteam dat de kantoorsoftware uitvoerig in de praktijk testte. Hantzen: ‘Tijdens de POC zijn er veel conversies gedaan en koppelingen met andere partijen gerealiseerd en getest. We gebruikten de POC niet alleen om te testen, maar ook om de livegang voor te bereiden.’ De livegang stond, in verband met de ingang van het nieuwe boekjaar, gepland voor 1 januari 2022. Mede door de POC en samenwerkingen met alle partijen is deze datum gehaald. Marga: ‘De livegang verliep heel soepel. Al snel werkte iedereen met plezier met Legalsense. Nu is het een kwestie van de laatste puntjes op de i zetten.’

Samenwerking

Tijdens het hele traject is intensief samengewerkt. Hantzen: ‘We kozen ervoor om het onderhanden werk in Aderant te declareren en niet mee te nemen. Samen met Legalsense is hier kritisch naar gekeken en is goed nagedacht over hoe we het overnemen van uren en declaraties zouden aanpakken. Hantzen: ‘Mooi is dat Legalsense nooit heeft gezegd dat iets niet kon. Standaard was het antwoord: "Dat gaan we onderzoeken." Vaak kwamen ze terug met een passende oplossing.’

Marga: ‘Aderant bood enorm veel opties, waardoor we soms wel eens bang waren dat Legalsense iets niet zou kunnen. Natuurlijk hebben we links en rechts wat concessies gedaan, maar alle cruciale punten zijn door Legalsense doorgevoerd of ontwikkeld. We zijn er uiteindelijk enorm op vooruit gegaan.’ Emile: ‘Bij vragen reageert het team van Legalsense snel en adequaat. Dat heeft ook in het voortraject geleid tot groen licht voor Legalsense.’

‘Eerst werkten we reactief, nu proactief.’

Resultaat

Tijdschrijven is voor het kantoor belangrijk. Met Legalsense schrijven de advocaten nu eenvoudig tijd, mobiel en op de desktop,  op een manier die bij ze past. Emile lachend: ‘Ik moet zelfs wennen aan het feit dat advocaten nu zoveel zelf doen op het gebied van declareren. Ze hebben inzicht en staan minder vaak aan mijn bureau. Ook heeft iedereen goed inzicht in de lopende dossiers en openstaande declaraties, derdengelden, enzovoort. Deze eenvoud en inzichtelijkheid halen heel veel druk van onze afdeling weg. Dat schept tijd voor andere dingen zoals meer focus op onderhanden werk. Eerst werkten we reactief, nu proactief.’

Tips uit de praktijk

Als we vragen naar tips voor andere kantoren zegt Marga: ‘Zorg dat je iemand in de arm neemt om zo’n project te begeleiden. In ons geval was dat Hantzen. Zonder haar was dit niet gelukt.’ Hantzen: ‘Bezoek ook zeker referentiekantoren van de leveranciers naar keuze, dat hebben wij ook gedaan.’ Marga: ‘Kantoren mogen ook contact met ons opnemen om onze ervaringen aan te horen.’ Emile: ‘Zorg voor een uitgebreide wensen- en eisenlijst, dat helpt om scherp te houden wat voor soort software je zoekt.’

‘Ieder kantoor heeft koudwatervrees bij een overstap. Dat is logisch, maar uiteindelijk moet je het gewoon durven doen. Zorg voor een goede voorbereiding, sta open voor verandering en houd je blik op de voordelen die je vooruit kunnen helpen. Er is namelijk echt veel winst te behalen. In ons geval is dat vooral de eenvoud van het systeem, waardoor we stappen vooruit kunnen maken. Echt een verademing. Daarom zitten we er nu ontspannen bij’, zo sluit Marga met een lach af. En weg zijn ze, op weg naar de bubbels.