Software moet vernieuwen
‘Onze drijfveer om Legalsense uit te rollen?’, zo trapt René het gesprek af, ‘Snel overzichtelijke managementrapportages draaien, zonder dat een boekhouder twee dagen lang in Excel moet spitten.’ Ook ging het kantoor geheel over naar een cloud omgeving. RechtStaete zocht een pakket dat daar probleemloos, zonder additionele kosten, op kon inhaken. Een gesprek tussen Gaby en René over vernieuwing, werken in de cloud en inzicht krijgen in echt waardevolle data.
Innovatiekracht
Onlangs implementeerde RechtStaete een nieuw document managementsysteem. De volgende stap was het onder de loep nemen van kantoorsoftware voor de administratie. RechtStaete was door verhalen in de markt al bekend met Legalsense. Niet alleen de reputatie was goed, ook de werking werd door andere kantoren als uitstekend bestempeld. René: ‘We zijn in contact getreden met Legalsense en hebben daarna ook niet verder gekeken. Het systeem is ontzettend intuïtief. Daarnaast staat Legalsense bekend om haar innovatiekracht: twee sterke argumenten voor ons om met Legalsense in zee te gaan.’
Gaby: ‘Ontwikkeling staat bij ons inderdaad hoog in het vaandel. Hierbij kijken we continu naar het zo gebruikersvriendelijk mogelijk maken van de software voor advocaten. Iedere maand wordt er automatisch een update uitgerold. Dat gebeurt op de achtergrond en is inbegrepen in de licentieprijs.’
Roadmap
Het Legalsense team komt elke week bij elkaar om alle binnenkomende klantverzoeken te bespreken. Het team bekijkt of de wensen technisch mogelijk zijn en hoeveel ontwikkeltijd ervoor nodig is. Is het voor meer kantoren interessant? Dan komt deze wens op de roadmap. Gaby: ‘Is een vraag niet haalbaar? Dan koppelen we dat ook eerlijk terug naar het kantoor die deze heeft ingeschoten. De snelheid en accuratesse waarmee dit hier gebeurt verrast mij nog iedere dag.’
‘Juist de financiële administratie, de boekhouding, daar valt met goede automatisering veel winst te behalen.’
René maakt van de gelegenheid gebruik en legt tijdens het gesprek direct een ontwikkelvraag neer, namelijk de debiteurentoevoeging; oftewel, een uitbreiding van de functionaliteiten in debiteurenbeheer. Gaby meldt dat deze wens al op de roadmap staat en in één van de volgende releases wordt meegenomen.’ René is zichtbaar blij en zegt: ‘Vernieuwing is voor ons belangrijk. De wereld verandert en wij willen software die mee verandert. Juist de financiële administratie, de boekhouding, daar valt met goede automatisering veel winst te behalen.’
Management rapportage
RechtStaete heeft door de inzet van Legalsense een goed beeld gekregen in belangrijke data. Geschreven en declarabele uren, voorschotten en debiteuren: realtime heeft het kantoor inzicht in data die relevant is. ‘We kunnen algemene en individuele rapportages maken. Op basis hiervan kunnen we goed onderbouwd de koers bepalen en beslissingen nemen.’ In de toekomst worden de rapportagemogelijkheden door een externe Business Intelligence (BI) tool verder uitgediept. Hierbij wordt de output van alle data die het kantoor voorhanden heeft, vertaald naar één dashboard.
Gaby: ‘De data uit Legalsense en Twinfield worden zonder problemen overgezet naar deze BI-tool. Gecombineerd met data van andere applicaties heeft het kantoor via één tool een compleet inzicht in de gehele bedrijfsvoering.’
‘We hebben zeven jaar terug eens een migratietraject gedaan. Toen lagen we een maand plat.’
Online inregelen
Het moment van implementatie vond plaats tijdens de coronacrisis. Dit gebeurde online, zonder problemen. Dit kwam mede doordat het kantoor al gewend was aan online meetings. Ook de migratie van de data uit het oude systeem naar Legalsense verliep geheel remote. ‘We hebben zeven jaar terug eens een migratietraject gedaan. Toen lagen we een maand plat. Deze migratie is nagenoeg geruisloos verlopen.’
Alleen de workshop ‘declareren’ is op verzoek op locatie verzorgd. René: ‘Het programma is zo gebruikersvriendelijk. Het leent zich prima om het de gebruiker via online workshops eigen te maken. Daarnaast kunnen we de trainingen altijd terugkijken. Wat ik ook echt een meerwaarde vindt, zijn de webinars die Legalsense organiseert. Op specifieke deelgebieden leer je alle ins en outs, zoals rapporteren of declareren.’ Gaby: ‘Deze webinars proberen wij voor deelnemers zo persoonlijk mogelijk aan te vliegen. Deelnemers leggen van tevoren onderwerpen en vragen neer, zodat we die kunnen behandelen.’
Feedback vragen
René: ‘Wat mij opvalt is dat het hele team van Legalsense feedback - ook kritische - niet schuwt. Tijdens de uitrol werd ik regelmatig door Gaby of commercieel directeur Johan gebeld hoe het ging en of ik nog feedback had. Had ik opmerkingen, dan werden deze direct opgepakt. Ik stond hier op kantoor beducht voor het feit dat ik de administratie niet los durfde te laten. Dat lukt me nu, met de inzet van Legalsense, wel. Dat zegt genoeg over mijn vertrouwen in Legalsense.’
