Grensverleggende software voor Van Campen Liem
‘Toen we over de landsgrenzen heen gingen, zochten we software om ons daarbij te faciliteren.’
Het van origine Amsterdamse advocatenkantoor Van Campen Liem kende in de afgelopen acht jaar een ongekende groei. Het kantoor ging razendsnel van dertig naar 100 medewerkers en opende een kantoor in Luxemburg. Om aan deze (internationale) groeiambitie gehoor te geven, zocht Menno naar nieuwe praktijkmanagement software. Het kantoor koos voor Legalsense. ‘We kunnen nu in alle talen facturen opstellen en rapportages draaien.’
Intuïtief doorklikken
Van Campen Liem bekeek kritisch drie mogelijke alternatieven, waaronder Legalsense. In het kantoor in Luxemburg werken mensen vanuit uiteenlopende windrichtingen. Er wordt gecommuniceerd in het Nederlands, Frans en Engels. Het bestaande pakket bood geen andere taalversies aan. Menno: ‘Op zich is dat voor alleen uren schrijven en een simpel rapport geen probleem. Maar de wensen rondom administratie, facturatie en rapportage werden uitgebreider en de wens naar meerdere taalversies groeide. Ik was teveel tijd kwijt om handmatig data uit het systeem te halen en te verwerken in complexere rapporten.’De andere twee systemen waren volgens Menno “te log”. Legalsense overtuigde het kantoor door de vormgeving, het gebruikersgemak en de werking in de cloud. Ook het eenvoudig en intuïtief ‘doorklikken’ op data was van doorslaggevend belang. ‘Wat ik daarmee bedoel’, zo licht Menno toe, ‘is dat je, mocht je de diepte in willen, je op alle data kunt klikken. Ik gebruik de basis én de gedetailleerde data voor individuele en managementrapportages, jaarrekeningen en bijvoorbeeld kostenanalyses. Terwijl andere gebruikers, die vaak voldoende hebben aan de basisinformatie, niet worden lastiggevallen met de extra toeters en bellen.’
Avontuur
De overstap van het bestaande systeem naar Legalsense was een avontuur als we Menno mogen geloven. ‘Niet voor de gebruikers hoor. Zij konden op vrijdag geen tijd meer schrijven in het oude systeem en op maandag stond Legalsense voor ze klaar.’
Het was vooral het overzetten van de administratie dat voor enige uitdaging zorgde. Dat had vooral te maken met de specifieke wensen van het kantoor. Van Campen Liem kent een unieke werkwijze om de administratie te voeren. Zo moet er in verschillende talen gefactureerd kunnen worden en dienen de administraties van de twee vestigingen te worden verweven met elkaar. Aan de andere kant moeten deze administraties - bij analyses en rapportages - ook eenvoudig te splitsen zijn.
‘De splitsing van de twee kantoren in de administratie maakt het iets complexer. Daarbij hebben we hele specifieke wensen voor wat betreft de weergave en de manier van verwerken van data. Hierdoor stuitten we in de implementatie- en migratiefase af en toe op wat uitdagingen. Gelukkig zaten Legalsense en RSULT voortdurend kort op de bal. Als er een issue was, dan werd deze direct gefikst. Beide partijen hebben de intentie om alles zo snel mogelijk op te lossen. Als er een keer iets misgaat, is dat is geen probleem, als je het maar oplost. En dat doen ze zeker!’
Gebruikers zijn blij
Ook de gebruikers zijn allemaal erg tevreden. ‘Momenteel zit ik middenin een ‘feedback rondje’. Ik krijg terug dat Legalsense enorm gebruikersvriendelijk is. Declarabele tijd en cliëntdata zijn makkelijk in te voeren. Daarnaast ben ik een lijstje aan het maken van toekomstige wensen van gebruikers. Op die manier ga ik samen met Legalsense kijken hoe we de gebruikers nog beter kunnen faciliteren in hun werkzaamheden. Zelf vind ik het erg interessant om aan de slag te gaan met de rapportagemogelijkheden. Ik kan eenvoudig rapportages voor medewerkers en het management draaien. Denk aan overzichten per sectie, bepaalde omzetgegevens of bijvoorbeeld openstaande posten. Maar er is nog veel meer mogelijk. Het ontdekken van die mogelijkheden, daarvan word ik echt enthousiast.’
Document management als volgende stap
De volgende stap voor Van Campen Liem is het invoeren van een document managementsysteem. ‘Daar hikken we al jaren tegenaan. Gelukkig hebben we met Legalsense een stabiele basis gelegd. In de vormgeving van onze dossieradministratie is rekening gehouden met de invoering van een document managementsysteem. Hierdoor kan implementatie snel gerealiseerd worden. Een mooi piketpaaltje voor 2021.’
